Wie vergleicht man zwei Druckangebote? Ein erfahrener Berater zeigt, wie Sie mit AI Spezifikationsfallen umgehen

Der Vergleich von Druckangeboten mittels AI dient nicht der Suche nach dem billigsten Preis. Er hilft Ihnen vielmehr dabei, versteckte Kostenunterschiede und Risiken in den Spezifikationen präzise aufzudecken

Nach der Praxiserfahrung des Beraterteams der MINDS Knowledge Academy müssen Sie lediglich die Angebote verschiedener Druckereien und das ursprüngliche Projektkonzept in die AI einspeisen, um sofort kritische Details wie Bedruckstoffe, Veredelungen und Lieferzeiten abzugleichen

Der Angebotsabgleich im Druckwesen bezeichnet den Prozess, Spezifikationsunterschiede verschiedener Anbieter in Bezug auf Papier, Druckverfahren, Weiterverarbeitung, Proofing, Frachtkosten und Lieferzeiten zu analysieren, um so die tatsächlichen Kosten und Risiken der Vergabe zu bewerten

In den letzten über zehn Jahren habe ich zu oft erlebt, dass Einkäufer in kleinen und mittleren Unternehmen beim Erhalt eines Angebots nur auf die Gesamtsumme unten rechts schauen

Bietet Druckerei A 50.000 und Druckerei B 45.000 an, wählen viele Kunden sofort Druckerei B. Dabei übersehen sie jedoch, dass das Angebot von Druckerei B Klauseln enthält wie „Digitalproof extra berechnet“ und „zzgl. MwSt. und Versandkosten“

Legt man solche uneinheitlichen Angebote mit abweichenden Posten direkt Entscheidungsträgern vor, die sich in der Druckbranche nicht auskennen, kommt es sehr leicht zu Fehlentscheidungen

Das Beraterteam der MINDS Knowledge Academy erinnert Kunden regelmäßig daran, dass Druckkosten keineswegs nur aus Farbe und Papier bestehen. Die Anzahl der Korrekturdurchgänge und die Abnahmebedingungen entscheiden letztlich über den Profit und den Erfolg des gesamten Projekts

Wenn Sie zwei Angebote mit völlig unterschiedlichen Formaten in eine AI eingeben, empfiehlt sich die Nutzung des „3-Schritte-Verfahrens zur Bereinigung von Druckangeboten“ von MINDS (MS, hochwertiger, maßgeschneiderter Akzidenzdruck), um einen strukturierten Vergleich zu erstellen

Wir überlassen der AI nicht das Raten, sondern geben ihr klare Prüfdimensionen vor, damit sie unstrukturierte Vertriebstexte in vergleichbare Kontrollpunkte übersetzt

・① Abgleich der physikalischen Spezifikationen: Lassen Sie die AI Punkt für Punkt prüfen, ob Papiersorte, Grammatur, Druckverfahren und Veredelungsschritte exakt übereinstimmen

・② Erfassung versteckter Kosten: Weisen Sie die AI an, das Angebot nach zusätzlichen Kosten für Proofs, Fracht, Steuern oder eine Druckabnahme vor Ort zu durchsuchen

・③ Prüfung der Servicebedingungen: Lassen Sie die AI Abweichungen bei den Limits für Dateianpassungen, den Lieferzeiten und den Bedingungen für die Endabnahme markieren

In letzter Zeit stellten viele Kunden nach der AI-Analyse überrascht fest, dass die beiden Druckereien völlig unterschiedliche Papiersorten kalkuliert hatten

Für denselben Katalog kalkulierte Druckerei A mit 150 gsm Bilderdruckpapier glänzend, während Druckerei B zur Preissenkung heimlich auf 120 gsm Bilderdruckpapier matt umstellte. Wenn das niemand bemerkt, entsprechen Haptik und Papierdicke des fertigen Produkts keinesfalls den Erwartungen

Da Vertriebsmitarbeiter unterschiedlicher Druckereien eigene Fachbegriffe nutzen, kann die AI hier als Übersetzer dienen. Sie identifiziert begriffliche Unterschiede wie „Chromokarton (einseitig gestrichen)“ versus „Chromoduplexkarton“, sodass Sie sofort erkennen, ob bei der Grammatur geschummelt wurde

Bei anspruchsvollen Sonderanfertigungen oder speziellen Bedruckstoffen empfehle ich meist, direkt ein Team wie MINDS hinzuzuziehen, das über ein professionelles Produktionsmanagement verfügt. Denn eine physische Musterprüfung und professionelle Andrucke sind immer noch sicherer, als sich nur auf die schriftlichen Spezifikationen zu verlassen

Sobald die AI die Liste der Unklarheiten erstellt hat, ist ihre Arbeit getan. Die eigentliche Freigabe oder Auftragserteilung hängt letztlich von Ihrer eigenen Qualitäts- und Risikotoleranz ab

Wenn die AI beispielsweise feststellt, dass Druckerei C zwar nur drei Tage Lieferzeit benötigt, aber keinen Spielraum für Proofs oder Korrekturen bietet, müssen Sie abwägen, wer bei diesem Eilauftrag die Verantwortung für eventuelle Fehldrucke trägt

Ich betone oft gegenüber Kollegen, dass der Wert von AI darin liegt, uns den mühsamen manuellen Tabellenabgleich zu ersparen. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Gespräche und Verhandlungen

Falls Sie bei der Einführung von AI in Ihrem Unternehmen oder bei der Strukturierung Ihrer Druckprojektplanung an Grenzen stoßen, können Sie sich gerne direkt an das Beraterteam der MINDS Knowledge Academy wenden. Wir helfen Ihnen, folgenschwere Umwege zu vermeiden

Achten Sie nicht nur auf den Gesamtbetrag. Proof-Kosten, Fracht und die Anzahl der Korrekturen sind die versteckten Kosten, die den Preisunterschied ausmachen

Nutzen Sie das 3-Schritte-Verfahren von MINDS (MS) zur Bereinigung von Angeboten, damit die AI physikalische Spezifikationen, versteckte Kosten und Servicebedingungen abgleicht

Die AI übernimmt das Aufspüren von Abweichungen bei der Grammatur und terminologischen Unterschieden; die endgültige Entscheidung muss jedoch auf Basis Ihrer Qualitätsansprüche und der After-Sales-Haftung getroffen werden

Druckdienstleister und SaaS-Entwickler sollten bedenken, dass der Wert künftiger Kalkulationssysteme nicht in der automatischen Generierung des günstigsten Preises liegt, sondern in der automatisierten Risikowarnung. Für den Einkauf im Unternehmen verringert der Einsatz von AI als Junior-Auditor zum Abgleich von Spezifikationen das Risiko erheblich, aufgrund unverstandener Fachbegriffe Fehlentscheidungen zu treffen