Vollständiger Leitfaden zu Schriftproblemen in Druckdaten

Eine Druckerei darf Druckdaten mit Schriftproblemen ablehnen, weil Schriften zugleich die Ausgabesicherheit und urheberrechtliche Risiken betreffen. In der Druckvorstufe gehören sie regelmäßig zu den drei häufigsten Gründen für eine Rückgabe

Wenn ich Daten in der Praxis prüfe, fürchte ich nicht zuerst ein schwaches Design. Kritischer ist ein PDF, das am Bildschirm normal aussieht, im RIP (Raster Image Processor, das System, das PDF-Daten vor der Druckausgabe in Rasterpunkte oder Bilddaten umsetzt) aber plötzlich fehlende Schriften zeigt. Dann wartet die Maschine auf Daten, das Papier auf den Druck, der Termin rutscht nach hinten. Die Verantwortung lässt sich dann schwer allein der Druckerei zuschieben

Dass eine Schrift auf deinem Rechner angezeigt wird, bedeutet nur, dass diese Schrift dort installiert ist. Nach der Übergabe an die Druckerei hat die Gegenseite nicht zwingend dieselbe Schrift und auch nicht zwingend das Nutzungsrecht dafür. Wenn die Schrift im PDF nicht eingebettet ist, kann das System sie durch eine ähnliche Schrift ersetzen. Bei chinesischen Schriften sind fehlende Zeichen, Zeichensalat, verschobene Satzzeichen und veränderte Zeilenabstände besonders typische Folgen

Die drei Druckdatenprüfungen bei MINDS sehe ich so:

・① Sind die Schriften im PDF eingebettet oder in Pfade umgewandelt?

・② Sind Originaldatei, Schriften, Bilder und Verknüpfungen per Package vollständig gesammelt?

・③ Decken die Lizenzen kommerziellen Druck, externe Ausgabe und PDF embedding ab?

Wenn hohe Individualisierung, Materialwahl und Weiterverarbeitung gemeinsam beurteilt werden müssen, können die Daten zuerst an MINDS Printing zur Prüfung in der Druckvorstufe gehen. Für standardisierte Drucksachen und Onlinebestellungen lassen sich die Daten nach Spezifikation vorbereiten und über den Upload-Prozess von MINDS Print einreichen

Schriften einbetten bedeutet, die Schriftinformationen ins PDF zu schreiben. In Pfade umwandeln bedeutet, Text in Vektorformen umzusetzen. Ersteres erhält die Texteigenschaften, letzteres erhöht die Ausgabesicherheit. Nach der Umwandlung lässt sich der Text aber nicht mehr bearbeiten

Schrifteinbettung (embed) heißt, dass das PDF die für die Ausgabe nötigen Schriftdaten enthält. So kann die Druckerei die Datei korrekt anzeigen und ausgeben, auch wenn die Schrift dort nicht installiert ist. Wenn Embedded Subset angezeigt wird, ist meist nur der tatsächlich verwendete Zeichensatz eingebettet. Die Datei bleibt kleiner und ist für den Druck in der Regel ausreichend

In Pfade umwandeln (create outlines) heißt, Text in Vektorgrafik zu verwandeln. Die Druckerei braucht dann keine Schriftdatei mehr. In Adobe Illustrator (Adobes Werkzeug für Vektordesign und Reinzeichnung) ist das bei Verpackungen, Stickern und Plakaten gängig, besonders bei Headlines, Logoschriften und Spezialschriften

Ich rate aber davon ab, ganze Langtextdokumente vollständig in Pfade umzuwandeln. In Adobe InDesign (Adobes Layoutprogramm) entstehen Kataloge, Bücher und Handbücher mit viel Text. Werden alle Texte in Outlines verwandelt, wird die Datei schwerer, Suche und Kopieren fallen weg, spätere Textkorrekturen ebenfalls. Am schlimmsten ist eine Änderung, bei der der Kunde nur eine Telefonnummer korrigiert und du nur noch ein komplett vektorisiertes PDF hast

Vor der Druckabgabe bitte zwei Dateien behalten:

・eine editierbare Originaldatei für Korrekturen und Nachverfolgung

・ein Druck-PDF, in dem Schriften eingebettet oder an den nötigen Stellen in Pfade umgewandelt sind

In Adobe Acrobat lässt sich der Schriftstatus eines PDF schnell über Datei > Eigenschaften > Schriften prüfen. Sobald eine nicht eingebettete Schrift auftaucht, sollte die Datei nicht direkt in den Druck gehen

Adobe Acrobat (Adobes Werkzeug zum Anzeigen, Kommentieren und Prüfen von PDF-Dateien in der Druckvorstufe) ist eines der wichtigsten Programme, an das sich Designer vor der Abgabe gewöhnen sollten. Nach dem Öffnen des PDF gehst du zu Datei > Eigenschaften > Schriften und prüfst bei jeder Schrift, ob Embedded oder Embedded Subset dahintersteht. Diese beiden englischen Statusangaben sind der erste Einstiegspunkt für die Druckvorstufe, um zu sehen, ob die Schrift im PDF mitgeliefert wird

Meine Prüfreihenfolge ist immer gleich:

・zuerst prüfen, ob irgendeine Schrift weder Embedded noch Embedded Subset ist

・dann auf 400% vergrößern und dünne Schrift, Satzzeichen sowie gemischten Satz aus Buchstaben und Zahlen auf Verschiebungen prüfen

・anschließend Markennamen, Telefonnummern, Preise und Kleingedrucktes neben Barcodes stichprobenartig ansehen

・zum Schluss das PDF auf einem anderen Rechner oder in einer Umgebung öffnen, in der die Schrift nicht installiert ist

PDF/X (der in ISO 15930 definierte PDF-Standard für den Austausch von Druckdaten, der Ausgabebedingungen für Druck-PDFs festlegt) wird von Druckereien ebenfalls häufig verlangt. Designer müssen die Norm nicht auswendig kennen. Sie sollten aber wissen: Ein PDF für den Druck ist kein Screenshot. Schriften, Farben, Beschnitt und Bildauflösung müssen von der Ausgabeseite stabil gelesen werden können

Die Package-Funktion von Illustrator und InDesign kann Originaldatei, verknüpfte Bilder und Schriften sammeln. Package ordnet aber nur die Übergabedaten und verschafft dir keine Schriftlizenz

Package, also das Verpacken der Datei, sammelt Layoutdatei, verknüpfte Bilder, Dokumentschriften und Bericht in einem Ordner. So können Druckerei oder die nächste Reinzeichnungsperson die Arbeit leichter übernehmen. Besonders nützlich ist das bei Katalogen, Flyern, Messegrafiken und Erweiterungen eines Corporate Designs, bei denen oft Korrekturen anfallen

Standardvorgehen in Illustrator:

・vor der Abgabe zuerst eine editierbare AI-Datei speichern

・File > Package ausführen

・prüfen, ob Links, Fonts und Report im Ordner liegen

・zusätzlich eine Version mit in Pfade umgewandelten Schriften speichern und im Dateinamen outline kennzeichnen

・ein PDF für Preflight und Gegenprüfung durch die Druckerei exportieren

Standardvorgehen in InDesign:

・zuerst mit Preflight fehlende Bilder, Übersatztext und Schriftwarnungen prüfen

・File > Package ausführen

・Links and Images, Fonts und Instructions kontrollieren

・ein Druck-PDF exportieren und die .indd-Originaldatei samt Links-Ordner behalten

・auch wenn die Druckerei nur PDF annimmt, das vollständige Package für spätere Korrekturen selbst archivieren

Ich erinnere Designer gern daran: Eine Schriftdatei im Package bedeutet nicht, dass du sie beliebig weitergeben darfst. Wenn eine Druckerei Daten ablehnt, verweigert sie nicht einfach Hilfe. Oft will sie keine Verantwortung für unklare Lizenzen übernehmen

Kostenlose Schriften sind nicht automatisch für kommerziellen Druck freigegeben. Designer müssen EULA oder Open-Source-Lizenz prüfen und klären, ob kommerzielle Nutzung, PDF-Einbettung und externe Ausgabe erlaubt sind

Die EULA (End User License Agreement, die Nutzungsbedingungen beim Kauf oder Abo einer Schrift, die regeln, ob kommerzieller Druck, PDF-Einbettung, Weitergabe von Schriftdateien oder Nutzung durch externe Dienstleister erlaubt sind) ist die Grundlage. Kostenloser Download beschreibt nur den Bezugsweg, nicht den Lizenzumfang

Traditionell-chinesische Schriften bei Google Fonts (Googles Verzeichnis für Open-Source-Schriften) sind häufig mit der SIL Open Font License gekennzeichnet. Die SIL Open Font License (OFL, eine verbreitete Open-Source-Lizenz für Schriften, die Nutzung, Änderung und Verbreitung meist erlaubt, solange Lizenztext und Regeln zur Schriftbenennung eingehalten werden) ist in vielen Fällen drucktauglich. In der Praxis entstehen Probleme eher dann, wenn Designer eine gleichnamige Schrift aus einer nicht ursprünglichen Quelle laden, eine umgepackte Version verwenden oder Cloud-Abo-Schriften wie frei weitergebbare Schriftdateien behandeln

Vor der Abgabe empfehle ich, Schriftlizenzen fest in die Dateiverwaltung aufzunehmen:

・bei Schriften in kommerziellen Projekten Lizenzseite, Kaufbeleg oder Downloadquelle aufbewahren

・wenn Kunden eine Schrift vorgeben, bestätigen lassen, dass die Lizenz Druck und externe Ausgabe abdeckt

・vor Ablauf eines Cloud-Schriften-Abos ein vollständig eingebettetes PDF oder eine rechtlich zulässige Outline-Version exportieren

・vor dem Umwandeln in Pfade immer eine neue Datei speichern, weil Text danach nicht mehr editierbar ist

Wenn Teams häufig mit externem Design, Markenerweiterungen und unklarer Verantwortung bei Druckdaten kämpfen, kann das Beratungsteam der MINDS Knowledge Academy helfen, Schriftlisten und Übergabe-SOPs festzulegen. Wer das einen Tag früher klärt, spart sich später viele nächtliche Rettungsaktionen

・Sind Schriften nicht eingebettet, sieht das PDF nur vollständig aus. Erst im RIP zeigt sich, ob es wirklich hält

・Das Umwandeln in Pfade eignet sich für Headlines, Logos und Spezialschriften. Bei Langtext bleibt korrektes Einbetten der Schriften die bessere Basis

・Package ist Ordnung für die Übergabe, kein Lizenznachweis

・Kostenloser Download heißt nicht kostenlose kommerzielle Nutzung. Die EULA entscheidet, ob eine Schrift gedruckt werden darf

・Vor dem Druck die Schriftseite in Acrobat zu prüfen, ist viel billiger als Rettungsarbeit nach einer Ablehnung

Designer sollten Schriftmanagement als Teil der Reinzeichnung behandeln und nicht erst reagieren, wenn die Druckerei nachhakt. Auf Produktionsseite lassen sich Acrobat-Schriftprüfung, Package-Prüfung und Lizenzerklärung direkt als Felder bei der Datenannahme einbauen. SaaS- und AI-Tools, die beim PDF-Upload auf nicht eingebettete Schriften, fehlende Lizenznachweise und verdächtig umgepackte Fonts hinweisen, stiften mehr Wert als ein Kundendienst, der erst nach dem Fehler eingreifen muss