Drei neue Maßstäbe für Cloud-Print-Beschaffung: KI, Zero Trust und hybride Architektur

Früher drehte sich die IT-Bewertung von Druckern um Seiten pro Minute, Tonerpreis und Leasinglaufzeit. Diese Logik greift im Cloud-Printing nicht mehr

Bei meinen Kundengesprächen der letzten Zeit fällt auf, wie sich die Fragen verschoben haben. Einkauf und IT fragen nicht mehr „Wie schnell druckt das Gerät?“, sondern „Unterstützt die Cloud-Print-Management-Plattform unser SSO, schiebt sie gescannte Dokumente automatisch ins ERP und liefert sie exportierbare Audit-Trails für die IT-Sicherheit?“

Der Quocirca „Cloud Print Services Vendor Landscape 2026“ bestätigt diesen Wandel:

・78 % der Unternehmen nutzen bereits Cloud-Print-Management (35 % flächendeckend, 43 % in Teilbereichen)

・Weitere 16 % evaluieren aktiv

Kurz: Cloud-Printing ist bei den meisten Unternehmen Standard, nur die Vergleichskriterien beim Einkauf müssen mitziehen

1. KI-Integration und Workflow-Automatisierung

Cloud-Print-Plattformen verkaufen heute nicht mehr „Druck in die Cloud“, sondern „Dokumente werden zu verwertbaren Daten“

Der Quocirca-Report zeigt, wie Anbieter sich vom reinen Cloud-Print hin zu Dokumenterfassung und Workflow-Plattformen entwickeln:

・77 % der Unternehmen erwarten steigende Verbreitung von Cloud Capture, 35 % sogar deutlich mehr

・66 % rechnen mit wachsendem Scan-Volumen an MFPs

・88 % halten Digitalisierung bis 2027 für „sehr wichtig“ (selbstgestecktes Ziel der Unternehmen, noch nicht validiert)

Wer KI-Integration bewertet, darf nicht nur fragen „Habt ihr KI?“, sondern muss konkrete Szenarien prüfen:

・Können Rechnungen, Verträge, Angebote automatisch klassifiziert, per OCR erkannt und ins ERP oder in die Buchhaltung gespielt werden?

・Erkennt die Plattform Stempel, Beträge und Datumsangaben auf Scans automatisch und reduziert so manuelle Erfassung?

・Lassen sich abteilungsübergreifende Dokumentenflüsse (Bestellung → Freigabe → Ablage) innerhalb der Plattform verketten?

2. Zero Trust und Audit-Trails

Die größte psychologische Hürde beim Cloud-Print bleibt: „Was passiert, wenn die Daten das Haus verlassen?“ Der Quocirca-Report nennt die drei Top-Sorgen der Unternehmen:

・34 % Datensicherheit als größte Sorge

・25 % sorgen sich um Zuverlässigkeit und Uptime der Cloud-Dienste

・22 % sorgen sich um Konsistenz zwischen Geräten verschiedener Hersteller

Zero Trust – also standardmäßig keinem internen oder externen Datenverkehr zu vertrauen und jeden Zugriff neu zu authentifizieren – ist genau die Antwort darauf. In der Beschaffung heißt das:

・Unterstützung für MFA (etwa OTP-Einmalcodes oder Hardware-Sicherheitsschlüssel)

・Integration in den bestehenden IdP (zum Beispiel Azure AD oder Okta)

・Lückenlose, exportierbare Protokollierung von Druck- und Scan-Vorgängen für Audits

・Gerätezustandsprüfung und Mechanismen für Firmware-Updates

Viele CIOs haben mir im Gespräch bestätigt: Sie zahlen lieber etwas mehr, solange sie im Ernstfall lückenlose Protokolle abrufen können. Das ist eine Frage der Grundsicherheit, keine Frage des Preis-Leistungs-Verhältnisses

3. Hybrid Cloud und Multi-Vendor-Unterstützung

Nicht jedes Unternehmen ist bereit für die volle Cloud-Migration. Der Quocirca-Report macht das deutlich:

・KMU legen am meisten Wert auf Performance (28 %)

・Großunternehmen am meisten auf Datensouveränität (20 %, also Kontrolle über Speicherort und Rechtshoheit)

Für den Einkauf heißt das: Kann der Anbieter Public Cloud, Private Cloud und On-Premises parallel bedienen? Lassen sich Geräte von HP, Canon, Epson und Brother über ein gemeinsames Management-Cockpit verwalten?

Wer nur sein eigenes Portfolio rein cloud-betrieben managen kann, wird beim Markenwechsel oder beim Ausbau einer weiteren Produktionsstätte zum Stolperstein. Das ist die häufigste Falle im Einkauf

Hier vier Fragen, die Einkauf und IT dem Anbieter direkt stellen können:

1. Welche IdPs unterstützt die Plattform? Lässt sie sich in unsere bestehende Azure-AD- oder Okta-Umgebung einbinden? (Validiert die Zero-Trust-Basis)

2. Können OCR und Klassifizierung nach der Erfassung an unser ERP oder Buchhaltungssystem angebunden werden? Bitte API-Dokumentation bereitstellen. (Validiert die Tiefe der KI-Integration)

3. Bleiben sensible Daten bei Hybrid-Cloud-Deployment on-premises? In welcher Region liegen die Daten? (Validiert Souveränität und Compliance)

4. In welchem Format werden Druck- und Scan-Logs gespeichert? Lassen sie sich als CSV oder im SIEM-Format (etwa Splunk) exportieren? (Validiert die Audit-Fähigkeit)

Ob ein Anbieter diese vier Fragen klar beantwortet oder ausweicht, verrät mehr als jedes Datenblatt

Viele KMU haben keine große IT-Mannschaft und können nicht alles auf einmal umstellen. Mein Vorschlag:

・Erst Bestandsaufnahme: alle Druckermarken, Modelle, Standorte und monatlichen Volumina auflisten

・Erst eine sensible Abteilung pilotieren: zum Beispiel Finance oder HR, Zero-Trust-Login und Scan-Ablage zuerst dort aufsetzen

・Erst Erweiterbarkeit prüfen: Kann der Anbieter später weitere Marken einbinden, Module nachschalten? Nicht fünf Jahre lang festbinden

Die Entscheidungslogik beim Cloud-Print-Einkauf hat sich verschoben. Wer immer noch Seiten pro Minute und Tonerpreis vergleicht, liegt daneben. Was zählt: Sind unsere Daten sicher, laufen unsere Prozesse, hält der Vertrag den Veränderungen der nächsten drei Jahre stand

Für eine maßgeschneiderte Bewertung von Cloud-Print und Dokumenten-Workflows steht das Mai Strategy Wissensakademie-Beraterteam bereit; wer mittelgroße bis gehobene kommerzielle Drucksachen voll individualisiert beschaffen will, findet hier eine Anlaufstelle: MINDS

Beim Cloud-Print-Einkauf kauft man eine Plattform, kein Gerät

Zero Trust und Audit-Trails sind nicht verhandelbar; Preis-Leistung kommt danach

Bei KI-Integration zählen konkrete Szenarien: Rechnungserkennung, ERP-Anbindung, Workflow-Automatisierung

Hybrid Cloud und Multi-Vendor-Support entscheiden über künftige Skalierbarkeit – vor Vertragsschluss testen

Für KMU gilt: erst Bestand aufnehmen, dann eine sensible Abteilung pilotieren, statt gleich alles umzukrempeln

Was der Report für die Druckbranche bedeutet: Reine Druck-Dienstleister werden von Cloud-Plattformen kannibalisiert. Sobald Einkäufer auf der Kundenseite fragen „Habt ihr eine API, könnt ihr ins ERP liefern?“, verlieren klassische Druckereien, die nur über Preis und Lieferzeit verhandeln, ihren Platz in der Wertschöpfungskette. Für Designer bedeutet KI-gestützte Dokumenterfassung und Workflow-Automatisierung: Kunden erwarten nicht mehr „schöne Druckdaten“, sondern „variable Daten, die in den Workflow des Kunden laufen“. Nächster Schritt: Prüfen, welcher interne Schritt noch an manueller Erfassung hängt – das ist die erste Stelle, die eine KI übernehmen kann

・Quocirca Cloud Print Services Vendor Landscape 2026