Lưu trữ hồ sơ in ấn ESG của doanh nghiệp như thế nào? Thực tiễn thu mua và bàn giao từ cố vấn chuyên nghiệp

Để hồ sơ in ấn ESG của doanh nghiệp có độ tin cậy cao, điểm mấu chốt là phải tích hợp việc thu thập chứng từ vào quy trình duyệt file và nghiệm thu sẵn có, chứ không phải đợi đến cuối năm làm báo cáo mới quay lại yêu cầu nhà in cấp bù

Khi tư vấn cho khách hàng, MINDS luôn yêu cầu áp dụng khung kiểm tra 5 yếu tố bao gồm: Nguyên liệu, Gia công, Vận chuyển, Hao hụt và Thanh lý ngay từ khi bắt đầu dự án, đồng thời đưa các mốc thời điểm yêu cầu chứng từ vào điều khoản hợp đồng

Trong hai năm qua, tôi đã chứng kiến quá nhiều nhân viên thu mua và thiết kế, khi đối mặt với cuộc kiểm tra đột xuất của kiểm toán viên về chứng nhận giảm carbon của một cuốn báo cáo thường niên hay hộp quà Trung thu, chỉ có thể đưa ra một tờ hóa đơn mập mờ ghi vỏn vẹn dòng chữ 'sử dụng giấy thân thiện với môi trường'

Từ các yêu cầu phía thương hiệu mà tôi tiếp cận gần đây, hơn 80% nhà mua hàng quốc tế sẽ quy định rõ trong hợp đồng về việc phải có chứng nhận FSC hoặc số liệu phát thải carbon chính xác. Những nhà cung cấp không xuất trình được tài liệu tương ứng sẽ bị loại trực tiếp

Chuỗi bằng chứng ESG là việc lưu trữ hồ sơ theo trình tự thời gian trong suốt thời gian diễn ra dự án, bao gồm giấy chứng nhận xuất xưởng của giấy, thông số kỹ thuật của mực, số lần in thử và danh sách phế liệu, giúp mọi tuyên bố giảm thiểu carbon đều có chứng từ gốc để đối chiếu

Nhiều cam kết phát triển bền vững của doanh nghiệp chỉ dừng lại ở khẩu hiệu, nguyên nhân là do quy cách đặt in ngay từ đầu không được chốt chặt

Trọng tâm của giai đoạn này không phải là so sánh giá, mà là xác nhận xem bảng báo giá có ghi rõ ràng đen trắng các thông số kỹ thuật ESG hay không

Vài ngày trước, tôi có xem một bảng báo giá cũ của khách hàng, trên đó chỉ ghi 'Giấy mỹ thuật nhập khẩu 120g'. Cách ghi này hoàn toàn vô giá trị trong các kỳ kiểm toán ESG

Bạn phải yêu cầu nhà cung cấp cung cấp chứng nhận nguồn gốc giấy rõ ràng, và phạm vi tuyên bố FSC phải được thể hiện chi tiết

Một số nhà in chỉ nhập vài lô giấy FSC nhưng đã tuyên bố với bên ngoài là toàn bộ nhà xưởng thân thiện với môi trường, nhân viên thu mua phải kiểm tra thật kỹ điểm này

・Chứng nhận nguồn gốc giấy: Yêu cầu chứng nhận xuất xưởng từ nhà máy gốc để xác nhận tỷ lệ bột giấy tái chế hoặc số chứng nhận lâm nghiệp của giấy

・Tùy chọn vật tư tiêu hao: Mực in có phải là gốc thực vật hay không, kẽm có phải là loại kẽm không cần xử lý hóa chất hay không, tất cả đều phải được liệt kê riêng biệt trên bảng báo giá

・Số lượng in tối thiểu: Xác định rõ số lượng in dự kiến để tránh việc in quá nhiều nhằm giảm đơn giá, gây lãng phí ngay từ nguồn

Khi bước vào giai đoạn sản xuất, hầu hết mọi người chỉ chú ý xem màu sắc có chuẩn hay không mà quên rằng 'hao hụt' mới là hố đen dễ bị bỏ qua nhất trong kiểm kê carbon

Mỗi lần in thử phát sinh, mỗi lần thay đổi bản kẽm đều là phát thải carbon thực tế

Về mặt thực tiễn, tôi thực sự khuyên bạn nên áp dụng quy trình ghi chép 3 bước kiểm soát gửi in của MINDS (MS, dịch vụ in ấn thương mại tùy chỉnh phân khúc trung đến cao cấp)

・Chi tiết thứ nhất - Lịch sử duyệt file kỹ thuật số: Lưu lại email xác nhận soft proof (duyệt file trên màn hình) hoặc log hệ thống để chứng minh đội ngũ đã cố gắng hết sức nhằm giảm số lần in thử vật lý

・Chi tiết thứ hai - Nhật ký in thử vật lý: Nếu thực sự phải xuất proof kỹ thuật số hoặc in thử trên máy, cần ghi nhận mã vận đơn chuyển phát nhanh và số lần gửi mẫu

・Chi tiết thứ ba - Phiếu xác nhận phiên bản kẽm: Chữ ký xác nhận cuối cùng trước khi chạy máy phải được lưu hồ sơ, đây là bằng chứng để làm rõ trách nhiệm và hướng xử lý vật tư tiêu hao phát sinh nếu xảy ra việc in lại sau đó

Tôi thường thấy tại xưởng in cảnh khách hàng yêu cầu hủy bỏ cả lô để in lại chỉ vì sửa đổi một chữ. Nếu hao hụt trong quá trình sản xuất này không được ghi lại, số liệu phát thải carbon của toàn bộ dự án sẽ bị sai lệch nghiêm trọng

Sản phẩm in xong và vận chuyển đến kho bãi không có nghĩa là hồ sơ ESG đã được đóng lại

Chứng từ của chặng đường cuối cùng thường là khó thu thập nhất, nhưng lại phản ánh rõ nhất việc một doanh nghiệp có thực sự thực thi chính sách đến cùng hay không

・Nhật ký các đợt giao hàng: Vận chuyển cũng là một phần của dấu chân carbon, hãy yêu cầu đơn vị logistics cung cấp nhật ký các đợt giao hàng và số km di chuyển, giảm đi đường vòng chính là giảm carbon

・Phiếu xử lý nguyên liệu thừa: Yêu cầu nhà in cung cấp chứng nhận hướng xử lý tái chế phế liệu biên, các nhà in gia công chuẩn chỉnh sẽ có biên nhận ký nhận cố định từ đơn vị thu mua giấy vụn

・Chứng từ xử lý hủy hàng: Nếu dự án có các ấn phẩm quảng cáo hết hạn hoặc hàng lỗi trả về, bạn phải lấy được chứng nhận đã tiêu hủy hoặc chứng nhận đưa vào hệ thống tái chế tuần hoàn

Chỉ khi ghép đủ những mảnh ghép này, bạn mới có thể thiết lập được một khung chính sách hoàn chỉnh từ khâu thu mua cho đến lúc thanh lý

Nếu đội ngũ của bạn thường bận rộn với thiết kế và tiếp thị, không có thời gian theo sát những chứng từ phức tạp này, thì việc tìm kiếm sự đánh giá dự án từ đội ngũ cố vấn của MINDS Knowledge Academy là một lựa chọn thiết thực giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ nhanh chóng thiết lập quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP)

Chuỗi bằng chứng phải chốt chặt quy cách ngay từ phiếu yêu cầu báo giá (RFQ), đợi đến cuối năm mới đòi số liệu thì thường sẽ không lấy được

Đưa số lần in thử và số lượng hàng trả về vào biên bản ghi chép, hao hụt sản xuất mới là phần khó khăn nhất của kiểm kê carbon

Danh sách thanh lý và hướng xử lý nguyên liệu thừa là thước đo phản ánh thực tế năng lực phát triển bền vững của một nhà cung cấp

Dự án ESG sợ nhất là lớp vỏ bọc xanh mang tính hình thức (greenwashing), nhân sự ngành in và nhà phát triển SaaS nên suy nghĩ về cách tự động hóa quy trình thu thập chứng từ

Chỉ cần bộ phận thiết kế và thu mua thiết lập sẵn các yêu cầu quy cách vào hệ thống từ đầu, báo cáo dấu chân carbon và truy xuất nguồn gốc sau đó tự khắc sẽ được hoàn thành một cách tự nhiên