Cách lưu hồ sơ in ấn ESG cho doanh nghiệp? Thực tế thu mua và bàn giao từ cố vấn dày dặn kinh nghiệm

Để hồ sơ in ấn ESG của doanh nghiệp có đủ độ tin cậy, chìa khóa nằm ở việc lồng ghép khâu thu thập chứng từ vào quy trình duyệt file và nghiệm thu hiện có, thay vì chờ đến cuối năm khi làm báo cáo mới quay lại yêu cầu nhà cung cấp cấp bù

Khi tư vấn cho khách hàng, MINDS luôn yêu cầu áp dụng khung kiểm tra 5 yếu tố: nguyên liệu, công đoạn, vận chuyển, hao hút và hủy bỏ ngay từ khi khởi động dự án, đồng thời đưa các mốc yêu cầu cung cấp chứng nhận vào hợp đồng

Hai năm qua, tôi đã chứng kiến quá nhiều nhân viên thu mua và thiết kế, khi bị kiểm toán viên kiểm tra đột xuất chứng nhận giảm thải carbon của một cuốn báo cáo thường niên hay hộp quà Trung thu, chỉ có thể đưa ra một hóa đơn mơ hồ ghi vỏn vẹn 「sử dụng giấy thân thiện với môi trường」

Từ yêu cầu của các thương hiệu mà tôi tiếp xúc gần đây, hơn 80% người mua quốc tế sẽ quy định rõ trong hợp đồng phải có chứng nhận FSC hoặc con số phát thải carbon chính xác; nhà cung cấp không đưa ra được chứng từ tương ứng sẽ bị loại trực tiếp

Chuỗi bằng chứng ESG là phương pháp lưu trữ theo trình tự thời gian chứng nhận xuất xưởng của giấy, thông số mực in, số lần in thử và danh sách phế liệu trong suốt dự án, giúp mọi tuyên bố giảm thải carbon đều có chứng từ gốc để đối chiếu

Nhiều cam kết bền vững của doanh nghiệp chỉ dừng lại ở khẩu hiệu, chính vì quy cách khi giao việc ngay từ đầu không được khóa chặt

Trọng tâm của giai đoạn này không phải là so giá, mà là xác nhận xem bảng báo giá có ghi rõ ràng trắng đen các quy cách ESG hay không

Mấy ngày trước tôi có xem qua một bảng báo giá cũ của khách hàng, trên đó chỉ ghi 「giấy mỹ thuật nhập khẩu 120g」—cách ghi này hoàn toàn vô giá trị trong kiểm toán ESG

Bạn phải yêu cầu nhà cung cấp đưa ra chứng nhận chất liệu giấy rõ ràng, đồng thời phạm vi tuyên bố FSC phải được đánh dấu minh bạch

Có những xưởng in chỉ nhập vài lô giấy FSC nhưng lại tuyên bố với bên ngoài là toàn bộ xưởng đều đạt chuẩn môi trường, điểm này nhân viên thu mua nhất định phải soi thật kỹ

・Chứng nhận chất liệu giấy: Yêu cầu chứng nhận xuất xưởng từ nhà sản xuất gốc để xác nhận tỷ lệ bột giấy tái chế hoặc mã số chứng nhận lâm nghiệp của giấy

・Lựa chọn vật tư tiêu hao: Mực in có phải gốc thực vật không, bản in có phải loại không cần xử lý (processless plate) không, tất cả đều phải liệt kê riêng trên bảng báo giá

・Sản lượng in tối thiểu: Nắm rõ số lượng in dự kiến để tránh việc in vượt mức chỉ nhằm giảm đơn giá, gây lãng phí ngay từ nguồn gốc

Bước vào giai đoạn sản xuất, đa số mọi người chỉ chăm chăm vào việc màu sắc có chuẩn hay không, mà quên mất rằng 「hao hút」 chính là hố đen dễ bị bỏ qua nhất trong kiểm kê carbon

In thử thêm một lần, sửa bản in thêm một lượt, đằng sau đó đều là lượng phát thải carbon thực tế

Trong thực tế, tôi nhiệt liệt đề xuất áp dụng phương thức ghi chép 3 vòng kiểm soát khi gửi in của MINDS (MS, in ấn thương mại tùy chỉnh toàn diện phân khúc trung-cao cấp)

・Vòng kiểm soát thứ 1 - Vết tích duyệt file kỹ thuật số: Lưu lại email xác nhận soft proof trên màn hình hoặc log hệ thống để chứng minh team đã nỗ lực giảm số lần in thử thực tế

・Vòng kiểm soát thứ 2 - Nhật ký in thử thực tế: Nếu thực sự phải xuất bản in thử kỹ thuật số hoặc in thử trên máy, cần ghi chép lại mã vận đơn giao hàng và số lần gửi mẫu

・Vòng kiểm soát thứ 3 - Phiếu xác nhận bản in cuối: Chữ ký xác nhận trước khi lên máy in chính thức phải được lưu trữ, giúp làm căn cứ xác định trách nhiệm và hướng đi của vật tư phát sinh nếu xảy ra in lại sau đó

Tôi thường thấy trên chuyền sản xuất việc khách hàng đòi hủy bỏ toàn bộ lô hàng để in lại chỉ vì sửa một từ; nếu loại hao hút trong quá trình chế tác này không được ghi chép lại, dữ liệu phát thải carbon của toàn bộ dự án sẽ bị sai lệch nghiêm trọng

Ấn phẩm in xong được giao đến kho không có nghĩa là hồ sơ ESG đã có thể khép lại

Chứng từ của chặng đường cuối cùng thường khó thu thập nhất, nhưng lại phản ánh rõ nhất liệu một doanh nghiệp có thực thi chính sách tới cùng hay không

・Nhật ký đợt giao hàng: Vận chuyển cũng là một phần của dấu chân carbon, hãy yêu cầu bên logistics cung cấp lịch trình các đợt giao hàng và số km di chuyển, bớt đi vòng là giảm thải carbon

・Phiếu xử lý nguyên liệu thừa: Yêu cầu xưởng in cung cấp chứng nhận hướng xử lý phế liệu giấy thừa, các xưởng gia công chuẩn chỉnh sẽ có biên bản ký nhận cố định từ đơn vị thu gom giấy phế liệu

・Chứng từ xử lý thanh lý: Nếu dự án có ấn phẩm quảng cáo hết hạn hoặc hàng lỗi trả về, bắt buộc phải lấy được chứng nhận đã tiêu hủy hoặc đưa vào hệ thống tái chế

Ráp đủ những mảnh ghép này, bạn mới có thể kéo dài một khung chính sách hoàn chỉnh từ khâu thu mua cho đến lúc thanh lý

Nếu đội ngũ của bạn hàng ngày bận rộn với thiết kế và marketing, không có thời gian theo sát những chứng từ phức tạp này, việc tìm đến sự đánh giá dự án từ đội ngũ cố vấn của Học viện Tri thức Mai Strategy là một lựa chọn thực tế giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhanh chóng thiết lập quy trình vận hành chuẩn

Chuỗi bằng chứng phải được khóa chặt quy cách ngay từ phiếu hỏi giá, đến cuối năm mới đòi dữ liệu thì thường sẽ không lấy được

Đưa số lần in thử và trả hàng vào nhật ký theo dõi, bởi hao hút trong quá trình chế tác mới là vùng nước sâu phức tạp nhất của kiểm kê carbon

Danh sách thanh lý và hướng đi của nguyên liệu thừa chính là kính chiếu yêu kiểm tra bản chất phát triển bền vững của nhà cung cấp

Dự án ESG đáng sợ nhất là sa vào việc 「tẩy xanh」 mang tính hình thức, những người làm trong ngành in ấn và nhà phát triển SaaS nên suy nghĩ cách tự động hóa thao tác thu thập chứng từ

Chỉ cần bên thiết kế và thu mua đưa trước các yêu cầu quy cách vào hệ thống, báo cáo dấu chân carbon và truy xuất nguồn gốc sau đó sẽ tự động thành hình một cách tự nhiên