Thực chiến mở rộng một key visual sang nhiều kích thước

Khi mở rộng một key visual sang nhiều kích thước, không thể chỉ phóng to thu nhỏ theo tỷ lệ rồi gửi in. Cách làm đúng là xử lý theo “quy trình 6 bước mở rộng key visual” thường dùng tại MINDS (MS, in thương mại tùy chỉnh phân khúc trung và cao cấp): ① xác nhận bảng kích thước, ② sắp lại cấp bậc chữ, ③ thiết lập vùng an toàn khi cắt, ④ mở rộng hoặc thay ảnh, ⑤ sắp thứ tự thông tin quan trọng, ⑥ dùng quy tắc đặt tên file xuất để bộ phận mua hàng kiểm từng hạng mục

Trong các dự án vật phẩm sự kiện doanh nghiệp, vấn đề tôi gặp nhiều nhất là cùng một Key Visual phải xuất ra 6 loại: poster, DM, standee, table card, sticker, hình mạng xã hội. Nhưng phía thiết kế chỉ đổi kích thước canvas, khiến chữ và Logo cũng bị thu nhỏ theo. Đến lúc duyệt trước in mới phát hiện tiêu đề chính trên standee dọc bị cắt, thông tin trên table card quá nhỏ, còn sticker thì gần như không đọc được

Key visual là hệ thống hình ảnh chủ đạo dùng cho cùng một sự kiện hoặc cùng một chiến dịch marketing, thường bao gồm hình chính, tiêu đề, Logo, thông tin sự kiện, CTA và màu thương hiệu. Khi mở rộng sang các kích thước khác nhau, vừa phải giữ nhận diện nhất quán, vừa phải điều chỉnh bố cục theo khoảng cách xem và cách cắt của từng vật phẩm

Scale theo tỷ lệ trông có vẻ tiết kiệm thời gian, nhưng thực tế lại là cách dễ biến một lỗi nhỏ thành lỗi hàng loạt trên cả bộ vật phẩm

DM A4 là 210 × 297 mm. Table card có thể chỉ còn diện tích nhìn bằng nửa tờ A4, còn standee đặt ở cửa thường có chiều cao vượt 150 cm. Cùng một cỡ chữ, đặt trên DM thì đọc được, thu xuống sticker sẽ nhòe thành một mảng, đưa lên standee lại có thể trông quá trống

Tôi thường chia việc mở rộng đa kích thước thành 3 ngữ cảnh đọc trước

・Đọc ở cự ly gần: DM, table card, packaging card. Trọng tâm là chữ nhỏ phải rõ, thông tin đầy đủ, tầng bậc không rối

・Nhận diện ở cự ly trung bình: poster, thông báo tại cửa hàng. Trọng tâm là tiêu đề chính, ngày tháng và tên sự kiện phải được nhìn thấy trước

・Thu hút từ xa: standee, backdrop triển lãm. Trọng tâm là key visual và một câu selling point. Không phù hợp để nhồi đầy chi tiết

Ngay từ đầu, bộ phận mua hàng nên hỏi designer một câu: kích thước này để người ta cầm trên tay xem, dán lên tường xem, hay nhìn thấy khi đi ngang từ xa?

Câu này hữu dụng hơn rất nhiều so với “giúp tôi đổi sang khổ dọc”

Khi tỷ lệ bố cục thay đổi, cấp bậc chữ phải được sắp lại. Không phải gom nhóm toàn bộ bản thiết kế rồi kéo to kéo nhỏ

Khi cùng một key visual từ DM A4 khổ dọc mở rộng sang hình mạng xã hội tỷ lệ 1:1, phần thường hỏng đầu tiên là khoảng trắng trên dưới và vị trí CTA. Khi đổi từ poster dọc sang table card ngang, phần dễ gặp sự cố nhất là tiêu đề chính bị ép xuống dòng, còn phụ đề và ngày tháng chen thành một cụm

Tôi sẽ yêu cầu designer chia thông tin thành 4 tầng trước

・Tầng 1: tên sự kiện, tiêu đề chính, key visual. Thiếu phần này thì người xem không hiểu hình đang nói gì

・Tầng 2: ngày tháng, địa điểm, ưu đãi hoặc điều kiện đăng ký. Đây là những thông tin mà mua hàng và sales quan tâm nhất về độ chính xác

・Tầng 3: CTA, QR Code, điện thoại, website. Những phần này ảnh hưởng đến chuyển đổi và dẫn hướng tại hiện trường

・Tầng 4: ghi chú bổ sung, điều khoản lưu ý, đơn vị hợp tác. Cần có, nhưng không được chiếm bố cục

Khi làm table card, tầng 1 và tầng 2 phải được giữ lại, còn tầng 4 thường nên chuyển sang mặt sau hoặc làm thành thẻ nhỏ riêng. Khi làm sticker, thường chỉ giữ Logo, tiêu đề chính hoặc một câu thông điệp sự kiện thật ngắn. Khi làm standee, QR Code đừng đặt quá thấp, vì khi đám đông ở khu triển lãm che phần dưới, việc quét mã sẽ mất tác dụng

Khi duyệt file, MINDS (MS) đặc biệt xem 3 điểm “tiêu đề chính, ngày tháng, CTA”, vì 3 điểm này mà sai thì tại hiện trường sự kiện rất khó cứu

Vùng an toàn khi cắt là khoảng bảo vệ được chừa trong file hoàn thiện để dự phòng sai số khi cắt, bồi, cấn đường gấp và lắp ráp. Chữ, Logo, QR Code và hình quan trọng không nên đặt sát mép, tránh trường hợp thành phẩm bị cắt lệch 1 đến 2 mm là ăn ngay vào nội dung chính

Với các ấn phẩm giấy nhỏ, ít nhất phải chừa bleed và khoảng cách an toàn. Cách phổ biến là thêm 3 mm bleed ở bốn cạnh, còn chữ quan trọng thì lùi thêm vào trong. Với in khổ lớn, standee và vật phẩm trưng bày, không thể chỉ nhìn 3 mm, vì bồi form, cắt, cố định khung và lắp đặt tại hiện trường đều làm tăng biến số

Khi mở rộng sang nhiều kích thước, vùng an toàn khi cắt phải điều chỉnh theo công dụng của từng vật phẩm

・DM: bleed bốn cạnh thường là 3 mm, chữ không nên đặt gần đường cắt

・Table card: đường gấp, đường cấn và góc dựng sẽ ăn vào vùng nhìn thấy, Logo không nên đặt ngay trên đường gấp

・Sticker: nếu có khuôn bế, chữ phải cách đường dao xa hơn. Sticker bo góc và sticker hình dạng đặc biệt càng dễ trông bị lệch

・Standee: phần đáy thường bị chân đế, phản quang từ sàn hoặc đám đông che mất, thông tin quan trọng không nên ép sát mép dưới

・Hình mạng xã hội: phần preview của nền tảng có thể cắt thumbnail, bốn phía không nên đặt chữ bắt buộc phải đọc

Tôi đã thấy không ít dự án có file thiết kế rất đẹp trên màn hình, nhưng sau khi gửi in thì lỗi đều nằm ở mép: chữ quá sát mép, Logo quá sát mép, QR Code quá sát mép

Không chừa mép thì thợ in cũng không cứu được

Muốn mở rộng ảnh, trước hết phải phân biệt rõ chủ thể và nền. Chủ thể không được kéo giãn cưỡng ép. Nền mới là phần có cơ hội mở rộng

Ví dụ một hình chính của sự kiện ban đầu là ảnh chân dung khổ dọc, nay cần mở rộng thành table card khổ ngang. Nếu kéo rộng trực tiếp nhân vật, khuôn mặt và tỷ lệ sản phẩm sẽ bị biến dạng. Cách ổn hơn là khóa tỷ lệ nhân vật, bù nền sang hai bên, dùng mảng màu hoặc họa tiết thương hiệu để nối bố cục, khi cần thì đổi sang một tấm ảnh phù hợp hơn với khổ ngang

Tôi thường yêu cầu designer chuẩn bị 3 loại tư liệu key visual

・File gốc của hình chính: giữ độ phân giải cao nhất để tiện xử lý poster, standee và in khổ lớn

・Chủ thể đã tách nền: nhân vật, sản phẩm hoặc vật thể chính được tách riêng, tiện sắp lại trong các tỷ lệ khác nhau

・Nền có thể mở rộng: nền đơn sắc, gradient, phần cảnh có thể nối dài hoặc brand Pattern, dùng để bù khác biệt giữa tỷ lệ ngang và dọc

Nếu phải làm 6 kích thước gồm poster, DM, standee, table card, sticker và hình mạng xã hội, tốt nhất ngay ở bản key visual đầu tiên đã nên tránh bố cục “mọi nội dung quan trọng đều bị nhét sát bốn cạnh”

Designer có thể dùng AI để hỗ trợ sắp xếp cấp bậc nội dung và tạo bản nháp bố cục khác nhau, nhưng phán đoán file cuối vẫn phải quay về những chuyện sẽ gặp tại xưởng in: độ phân giải có đủ không, chủ thể có bị biến dạng không, sau khi cắt còn nhận ra thương hiệu không

Bảng kích thước phải giúp designer, bộ phận mua hàng và nhà in cùng nhìn vào một đáp án. Ít nhất cần có 8 cột: hạng mục, kích thước thành phẩm, kích thước trải, số lượng, chất liệu, gia công, bối cảnh sử dụng, tên file bàn giao

Sự lộn xộn thường gặp trong vật phẩm sự kiện doanh nghiệp không phải vì designer không biết làm, mà vì mỗi nơi lại mọc ra một phiên bản riêng trong LINE, Email và thư mục cloud

Khuyến nghị bộ phận mua hàng lập bảng kích thước ngay khi mở dự án

・Poster: kích thước thành phẩm, khổ dọc hay ngang, vị trí dán, có cần cán màng hoặc giấy đặc biệt không

・DM: A4, A5 hoặc kích thước khác, một mặt hay hai mặt, có cần đường gấp không

・Standee: chiều cao thành phẩm, dạng chân đế, có bồi bảng không, có cần lắp đặt tại hiện trường không

・Table card: kích thước trải, vị trí đường gấp, cách dựng, thông tin mặt trước và mặt sau

・Sticker: kích thước, hình dạng khuôn bế, chất liệu, có cán màng không

・Hình mạng xã hội: 1 1, 4: 5, 9:16 hoặc tỷ lệ khác, có cần chừa vùng an toàn cho thumbnail không

Tên file cũng phải có quy tắc, nếu không bộ phận mua hàng kiểm đến cuối chắc chắn sẽ lấy nhầm file

Định dạng đặt tên tôi hay dùng là “mã dự án_hạng mục_kích thước_phiên bản_ngày”, ví dụ “summerfair_poster_A2_v03_0718.pdf”

MINDS phù hợp với các dự án in thương mại tùy chỉnh cần thảo luận tích hợp về chất liệu, gia công và nhiều kích thước. Mai Printing phù hợp với các ấn phẩm in thông dụng có quy cách rõ, kích thước cố định và muốn đặt hàng online

Nếu bộ phận mua hàng vẫn đang ở giai đoạn lên kế hoạch, cũng có thể tìm đội ngũ tư vấn của Học viện Tri thức Mai Strategy để hỗ trợ hệ thống bảng kích thước và checklist gửi in. Bước này thường rẻ hơn nhiều so với việc sửa lại 3 vòng về sau

・Mở rộng một key visual sang nhiều kích thước thì sắp lại thông tin trước, rồi mới chỉnh kích thước

・Khoảng cách xem quyết định cỡ chữ, công dụng quyết định nội dung, gia công quyết định vùng an toàn

・Poster, DM, standee, table card, sticker và hình mạng xã hội không thể dùng chung một logic cắt xén

・Bảng kích thước là công cụ để mua hàng kiểm soát phiên bản, quy tắc đặt tên file là lớp bảo hiểm để tránh gửi nhầm file

・Chuẩn bị riêng hình chính, chủ thể tách nền và nền có thể mở rộng sẽ giúp đầu ra đa kích thước bớt phải sửa rất nhiều vòng

Mở rộng một key visual sang nhiều kích thước, với sản xuất in ấn là quản lý quy cách ở giai đoạn đầu, với thiết kế là năng lực xây dựng hệ thống bố cục, còn với SaaS và ứng dụng AI là biến “bảng kích thước, cấp bậc chữ, cách đặt tên file xuất, trạng thái duyệt file” thành một quy trình có thể theo dõi. Bước tiếp theo có thể là liệt kê 6 đến 10 loại vật phẩm sự kiện mà công ty thường làm thành template cố định, để mỗi lần mở dự án đều bắt đầu từ kích thước, chất liệu, công dụng và số phiên bản, thay vì bắt đầu bằng việc nhìn một key visual đẹp rồi đoán