Lập kế hoạch hiểu trước số tay in, chi phí in đỡ đi đường vòng

Muốn tiết kiệm chi phí in sách và catalogue, trước hết hãy để số trang và kích thước khớp với cách bình trang và số tay in của in offset. Khi lập kế hoạch cho các dự án kiểu này, MINDS Printing (MS, in thương mại cao cấp theo yêu cầu toàn diện) thường dùng “ba bước kiểm tra khổ sách của MINDS Printing (MS)”: đủ tay 16 trang, hiệu suất dùng giấy, phương thức đóng cuốn

Số tay in là đơn vị chi phí dễ bị người làm kế hoạch bỏ sót nhất trong in sách. Trên màn hình chỉ thấy từ trang 1 đến trang 64, nhưng vào nhà in sẽ trở thành từng tờ giấy lớn, in hai mặt, gấp tay và đóng cuốn

・Số tay in: trong in sách, một tờ giấy lớn sau khi in hai mặt rồi gấp thành một tập trang có thể đóng cuốn được gọi là một tay. Thường gặp nhất là 16 trang một tay, nhưng thực tế còn phụ thuộc vào máy in, giấy và cách gấp

・Bình trang: ở công đoạn trước in, các trang được sắp lên cùng một tờ giấy lớn theo thứ tự gấp, xén và đóng cuốn, để sau khi gấp thì số trang đúng, đồng thời giảm tối đa phần giấy trống

・Khổ sách: kích thước một trang sau khi sách hoặc catalogue được xén thành phẩm, ví dụ A4 là 210×297mm. Khổ sách quyết định một tờ giấy lớn đặt được bao nhiêu trang, và ảnh hưởng trực tiếp đến số tay in cùng lượng giấy tiêu hao

Khi xem báo giá catalogue, tôi thường lấy tổng số trang chia cho 16 trước: 32 trang đa phần là 2 tay, 48 trang đa phần là 3 tay, 64 trang đa phần là 4 tay

In offset bốn màu còn có một thực tế: một tay in hai mặt thường kéo theo 8 bản kẽm, mặt trước CMYK 4 bản, mặt sau CMYK 4 bản. Vì vậy khi số tay in tăng, thứ tăng không chỉ là giấy, mà còn có chế bản, canh máy, công in và thiết lập gấp

Điểm phiền nhất của việc thêm 2 trang là sách không thể giống file Word, muốn nhét thêm hai trang là xong. Dù đóng ghim giữa hay keo gáy, đều phải quay về đơn vị số trang có thể gấp, có thể xếp tay và có thể đóng cuốn

Lấy một cuốn catalogue đóng ghim giữa 32 trang làm ví dụ, 32 trang rất gọn, thường có thể xử lý bằng 2 tay 16 trang

Nếu bên kế hoạch đột ngột tăng lên 34 trang, nhà in thường sẽ không chỉ in thêm đúng 2 trang, vì số trang sách ít nhất phải đi theo cặp, gấp được và đóng được. Trên thực tế thường sẽ thành 36 trang, 40 trang, hoặc thêm riêng một tay nhỏ 4 trang

Chỉ một thay đổi nhỏ như vậy cũng có thể phát sinh các chi phí sau

・Thêm một bộ bản kẽm hoặc bản cho tay nhỏ, in bốn màu hai mặt có thể tăng tới 8 bản

・Máy gấp phải thiết lập thêm một lần, công đoạn sau in phải xếp tay lại

・Độ dày đóng cuốn và thứ tự trang phải tính lại, đặc biệt sách keo gáy sẽ bị ảnh hưởng bởi độ dày ruột sách

・Giấy vẫn được mua và tính theo tờ lớn cùng số trang khai thác được, phần trống không thể tiết kiệm ngược lại

Vì vậy tôi hay nhắc người làm kế hoạch: thêm 2 trang không phải là tiền của 2 trang, mà thường là tiền mở thêm một tay hoặc thêm một tay nhỏ

Nếu nội dung vẫn ở giai đoạn lập kế hoạch, các số như 48 trang, 64 trang, 80 trang, tức bội số của 16, thường dễ thương lượng chi phí hơn. Nếu đã hoàn thiện file rồi mới đổi từ 62 trang sang 66 trang, phần cứu ở công đoạn trước in sẽ ít hơn rất nhiều

Khi lên kích thước, phải xem sau khi cộng khổ thành phẩm với bleed, mép bắt giấy và mép xén, nó có đặt vừa lên tờ giấy lớn một cách hợp lý hay không, chứ không chỉ xem bố cục trên màn hình có đẹp mắt không

A4 là 210×297mm, designer rất quen, nhưng A4 không phải lúc nào cũng tiết kiệm nhất. Có những catalogue chỉ cần chỉnh chiều cao xuống 285mm, hoặc chỉnh chiều rộng từ 210mm xuống 200mm, là việc bình trang trên giấy lớn thuận hơn, phần giấy lãng phí ở mép cũng giảm một đoạn

Ở đây không có một kích thước thần kỳ đúng cho mọi trường hợp, vì nhà in sẽ xem quy cách giấy, khổ máy in và phương thức đóng cuốn. Nhưng có một hướng kiểm tra khá ổn: cùng một tờ giấy lớn nếu đặt được 8 mặt thì thường dễ nói chuyện chi phí hơn so với chỉ đặt được 6 mặt

Trước khi thiết kế bố cục, bên kế hoạch có thể hỏi trước 3 câu

・Kích thước thành phẩm sau khi cộng bleed 3mm mỗi cạnh còn đặt vừa vào quy cách giấy thông dụng không

・Tổng số trang ruột có gần với tổ hợp nguyên của 16 trang, 8 trang hoặc 4 trang không

・Phương thức đóng cuốn là ghim giữa, keo gáy, may chỉ keo gáy, hay gấp đặc biệt

Khi nhận các catalogue cao cấp tùy chỉnh toàn diện, MINDS Printing thường xem kích thước và số tay in trước, rồi mới bàn giấy và gia công sau in. Nếu là DM, booklet hoặc menu giá thấp, quy cách cố định, thì quy cách đặt hàng online của Mai Printing lại phù hợp hơn, vì bản thân quy cách cố định đã giúp bạn tránh một phần lãng phí giấy

Ba bước kiểm tra khổ sách của MINDS Printing (MS) rất đơn giản, phù hợp để kế hoạch, thiết kế và mua hàng cùng xem ngay trong buổi thảo luận quy cách đầu tiên

・① Số trang đủ tay: trước hết quy hoạch nội dung thành các tổ hợp thường gặp như 32 trang, 48 trang, 64 trang, rồi mới quyết định có cần thêm trang quảng cáo, trang thương hiệu hoặc trang trắng không

・② Kích thước hợp giấy: đừng quyết định kích thước thành phẩm chỉ theo gu thị giác. Hãy để nhà in ước tính hiệu suất dùng giấy trước, đôi khi chênh 5mm đã làm thay đổi hiệu quả bình trang

・③ Chốt đóng cuốn sớm: ghim giữa phù hợp với catalogue mỏng, keo gáy phù hợp với sách nhiều trang hơn. Nếu phương thức đóng cuốn chốt quá muộn, số tay in và độ dày gáy sách đều phải làm lại

Tôi đã thấy không ít dự án, giai đoạn đầu vì muốn thêm một spread hình ảnh thương hiệu mà đổi 48 trang thành 50 trang, cuối cùng lại phải xóa về 48 trang ở công đoạn trước in

Kiểu làm lại đó rất tiếc, vì copy, thiết kế và kiểm lỗi đều đã đi hết một vòng. Câu hỏi thật sự cần hỏi vốn có thể hỏi từ rất sớm: cuốn sách này có nên giữ trong 3 tay 16 trang không

Khi số trang thật sự không đủ, cũng không cần cứng nhắc cắt nội dung. Có thể dùng các cách sau

・Gộp hai spread có mật độ thông tin thấp thành một spread

・Đổi trang mở chương nguyên trang thành nửa trang

・Đưa mặt trong bìa trước và mặt trong bìa sau vào quy hoạch nội dung

・Dồn bảng thông số, FAQ, thông tin cửa hàng vào cùng khu vực bố cục, giảm các trang rải rác

・Nếu nội dung vẫn có giá trị giữ lại, hãy bổ sung thành đủ 4 trang hoặc 8 trang, thay vì để lại cái đuôi 2 trang lỡ cỡ

Nếu công cụ dàn trang bằng AI và báo giá SaaS chỉ hỏi “tổng số trang” và “số lượng in”, rất dễ bỏ sót cấu trúc mà nhà in thật sự cần xem

Một quy trình báo giá sát hiện trường hơn, tối thiểu phải để người dùng nhập 4 trường: kích thước thành phẩm, tổng số trang, giấy, phương thức đóng cuốn

Cách tốt hơn là ngay từ giai đoạn lập kế hoạch đã nhắc: “Hiện là 34 trang, nên đổi thành 32 hoặc 36 trang”, “Hiện chiều rộng thành phẩm là 210mm, đổi thành 200mm có thể dễ xếp giấy hơn”, “Hiện số trang đóng ghim giữa hơi dày, vui lòng xác nhận giới hạn đóng cuốn trước”

Đây không phải là làm in ấn trở nên phức tạp, mà là đưa checklist trong đầu nhà in lên trước giai đoạn thiết kế

Với đội ngũ MINDS hoặc những người đang làm SaaS ngành in, quy tắc số tay in rất phù hợp để biến thành nhắc nhở theo thời gian thực trong sản phẩm. Với designer, những nhắc nhở này sẽ giảm rất nhiều tình huống khó xử khi file đã hoàn thiện rồi mới bị yêu cầu rút trang, thêm trang hoặc đổi kích thước

・Cái giá của thêm 2 trang thường nằm ở việc mở thêm một tay, chạy thêm một lượt công in và đóng cuốn

・Kích thước chênh 5mm có thể khiến giấy từ dễ bình trang thành khó bình trang

・Bên kế hoạch hỏi trước số tay in 10 phút, công đoạn trước in có thể bớt cả một vòng cứu chữa

・Tiết kiệm chi phí catalogue không phải là ép giá giấy, mà là để số trang, kích thước và đóng cuốn đứng cùng một phía ngay từ đầu

Phía sản xuất in có thể đưa kiểm tra số tay in lên ngay đầu vào báo giá. Phía thiết kế có thể xem 32, 48, 64 trang như vùng an toàn cho bản kế hoạch đầu tiên. Công cụ dàn trang AI và SaaS thì nên biến “bội số trang, kích thước khổ sách, giới hạn đóng cuốn” thành nhắc nhở theo thời gian thực. Lần tới khi mở một dự án catalogue, hãy cầm kích thước thành phẩm, số trang dự kiến, giấy và phương thức đóng cuốn hỏi MINDS Printing hoặc Mai Printing một lần trước, rồi hãy bắt đầu dàn layout. Bước này thường rẻ hơn rất nhiều so với đổi kích thước sau khi hoàn thiện file