Kiểm tra nghiệm thu sản phẩm in

Kiểm tra nghiệm thu sản phẩm in là 3 việc cần làm sau khi nhận hàng, dựa trên ba cửa kiểm khi gửi in tại MINDS (MS, in thương mại tùy chỉnh tầm trung-cao)

・Đối chiếu chứng từ, xác nhận báo giá, file đã duyệt và mẫu là cùng một phiên bản

・Lấy mẫu thực tế, lấy mẫu từ các mã thùng, mẫu thiết kế và điểm có rủi ro gia công khác nhau

・Lưu hồ sơ, để việc in bù, trả hàng hoặc xử lý khiếu nại có ảnh và thông tin lô làm căn cứ

Nghiệm thu lấy mẫu: với điều kiện không lật từng tờ, lấy mẫu theo mã thùng, mẫu thiết kế và rủi ro gia công để phán đoán cả lô hàng in có thể nhận hay không, đồng thời lưu lại căn cứ cho việc in bù hoặc khiếu nại

Tôi đã thấy quá nhiều ca nghiệm thu ở phía khách hàng: mở thùng thứ 1, lật 20 tờ trên cùng, thấy màu sắc gần giống là ký nhận. Cách làm này dễ bỏ sót nhất là lệch cắt ở đáy thùng, bẩn ở công đoạn sau và lẫn bản, nhất là khi cùng một work order có từ 3 mẫu thiết kế trở lên, vấn đề thường nằm ở mẫu thứ hai hoặc thùng cuối cùng

Ba cửa kiểm khi gửi in tại MINDS (MS) chia việc nghiệm thu thành 3 lớp

・Lớp chứng từ: trải ra báo giá, file đã duyệt và mẫu, trước hết xác nhận đang nhận là cùng một phiên bản

・Lớp thực tế: lấy mẫu xuyên thùng, xuyên chồng, xuyên mẫu thiết kế, tránh chỉ nhìn chồng ngay ngắn nhất lúc xuất hàng

・Lớp hồ sơ: mỗi bất thường đi kèm ảnh và thông tin lô, in bù về sau mới có tiếng nói chung

Sau khi hàng in về, đừng vội bóc ra chụp ảnh đẹp, trên bàn nhận hàng ít nhất phải có 3 thứ: báo giá, file đã duyệt, mẫu hoặc proof

・Báo giá: xác nhận quy cách và tổng số lượng, ví dụ danh thiếp ghi 90 x 54 mm, 500 tờ thì đừng ước lượng số lượng bằng cảm tính

・File đã duyệt: xác nhận phiên bản layout, nhất là QR Code, mã vạch và số điện thoại — loại nội dung sai một chỗ là cả lô phải bỏ

・Mẫu hoặc proof: xác nhận cảm giác giấy và vị trí gia công, ví dụ ép kim phải nằm trên Logo, không lệch sang mép chữ

Tôi thường khi thùng ngoài chưa tháo hết sẽ chụp 1 ảnh nhãn thùng trước, rồi ghi số work order vào bảng nghiệm thu. Thùng ngoài khi phát tán đến các phòng ban thì mã thùng và lô khó truy ngược nhất

Nếu công ty thường xuyên tìm phiên bản qua lại giữa file đã duyệt, báo giá và mẫu, đội ngũ tư vấn Học viện Tri thức Mai Strategy có thể hỗ trợ chuẩn hóa 1 bảng nghiệm thu mà cả bên mua hàng và thiết kế đều đọc được

Khi chưa có bảng AQL nội bộ, tôi khởi đầu bằng 4 quy tắc lấy mẫu, trước hết bắt rủi ro toàn lô, rồi mới quyết định có mở rộng kiểm tra hay không

・Lô ít, một mẫu thiết kế: lấy trước 10 sản phẩm, lấy mẫu từ tầng trên, giữa, đáy

・Nhiều thùng giao đến: mỗi thùng lấy ít nhất 1 điểm, thùng ngoài bị nén hoặc ẩm thì lấy thêm

・Nhiều mẫu trộn bản: mỗi mẫu lấy ít nhất 3 sản phẩm, tách riêng để đối chiếu tên mẫu và phiên bản

・Gia công rủi ro cao: có ép kim, UV điểm hoặc bế, lấy thêm 5 sản phẩm xem vị trí có trôi không

Khi bắt gặp lỗi, đừng vội cãi nhau về trách nhiệm, trước hết xem cùng một lỗi đó có lặp lại không. Cùng một lỗi liên tiếp xuất hiện ở 2 mã thùng, tôi sẽ coi đó là rủi ro lô; chỉ xuất hiện ở 1 sản phẩm thì tạm xếp là lỗi đơn lẻ

Thứ tự kiểm tra thực tế cố định thành 6 hạng mục, nhân viên mua hàng mới cũng khó bỏ sót

・Số lượng: trước hết ước lượng theo nhãn thùng và số chồng, rồi tách 1 chồng ra xác nhận số tờ mỗi chồng

・Kích thước: dùng thước hoặc compa đo thành phẩm, không đo bằng mắt

・Cắt: xem bốn cạnh có lệch không, biên trắng có chỗ to chỗ nhỏ không

・Đóng sách: xem đóng ghim có lệch tâm không, keo dán có bung trang không

・Bề mặt: xem bẩn, xước, vết nén, in ngược có tập trung cùng một chồng không

・Lẫn bản: xem trong cùng thùng có lẫn bản cũ, bản của khách khác hoặc bản ngôn ngữ khác không

Đừng tranh cãi về sai màu trong phòng làm việc ánh đèn vàng, có hộp đèn tiêu chuẩn D50 thì tốt nhất; không có hộp đèn thì ít nhất cố định cùng một nền trắng, cùng một đèn trắng, cùng một cài đặt chụp của điện thoại

Tôi sẽ nắm trọng tâm theo từng nhóm sản phẩm

・Danh thiếp và card: xem kích thước thành phẩm như 90 x 54 mm, biên trắng bốn góc, chiều hai mặt

・Catalogue và sách: catalogue 16 trang lật trước xem thứ tự trang, rồi xem đóng ghim có lệch tâm không, keo dán có bung trang không

・Hộp bao bì: trước hết thử gấp 3 cái hộp, dao bế, đường gấp, chốt và nắp dán phải vào form trơn tru, lệch 1 mm trên mặt hộp thường đã nhìn ra

・Sticker và nhãn: xem dao bế có cắt xuyên không, keo mặt sau có dư không, mã vạch hoặc QR Code có quét được không

・Vật phẩm trưng bày: xem ghép bức lớn, viền, vị trí lỗ và nếp gấp khi gấp cất, vật phẩm đứng loại 60 x 160 cm đặc biệt sợ cắt không thẳng hai cạnh trên dưới

Đối với catalogue, bao bì hoặc vật phẩm trưng bày tầm trung-cao, nếu yêu cầu cao về vị trí gia công và độ ổn định màu, có thể nhờ MINDS hỗ trợ ghi các điểm chuẩn mẫu vào file đã duyệt trước khi gửi in, đến lúc nghiệm thu sẽ bớt rất nhiều tranh cãi

Vấn đề có thì chụp ít nhất 4 ảnh, ảnh không phải để lưu đẹp mà để nhà cung cấp nhìn ra vấn đề nằm ở lô nào, mặt nào, vị trí nào

・Ảnh tổng: chụp toàn bộ lô hàng hoặc trạng thái cả thùng

・Ảnh cận: chụp chi tiết lỗi

・Ảnh có thước: đặt thước vào khung hình để kích thước và độ trượt có tỷ lệ

・Ảnh nhãn thùng: chụp nhãn thùng ngoài, số work order hoặc số lô

Cột thông tin hồ sơ đừng tham lam, 5 cột là đủ

・Số work order hoặc PO

・Ngày nhận hàng

・Nhà cung cấp và đầu mối phụ trách

・Mã thùng hoặc lô

・Kết luận: nhận, giữ lại một phần, chờ in bù

Công cụ AI có thể hỗ trợ sắp xếp ảnh nghiệm thu, tên file, mã thùng và phản hồi nhà cung cấp thành hồ sơ có thể tìm kiếm; hệ thống SaaS cũng có thể gắn mỗi lô hàng vào 1 PO. Kết luận vẫn cần bên mua hàng, thiết kế và bên vật tư cùng ký duyệt, vì trên hiện trường phải chịu trách nhiệm là có xuất hàng được không, chứ không phải file nhìn có ngay ngắn không

・Nghiệm thu xem chứng từ trước rồi mới đến thực tế, thiếu một trong ba: báo giá, file đã duyệt, mẫu thì dễ mỗi bên nói một kiểu

・Lấy mẫu hiệu quả phải xuyên thùng, xuyên mẫu thiết kế, xuyên rủi ro gia công, chồng trên cùng thường quá sạch

・Sai màu phải cố định nguồn sáng rồi hãy bàn, bẩn và trượt vị trí phải tìm trước xem có tập trung cùng một lô không

・Ảnh phải gắn work order và mã thùng, khiếu nại không có hồ sơ lô thì khó đàm phán in bù

Với phía sản xuất in, hồ sơ nghiệm thu sẽ quay về trạm cắt, đóng sách và gia công, để lô sau bớt giẫm cùng một điểm; với phía thiết kế, file đã duyệt phải ghi rõ các cột có thể nghiệm thu được, ví dụ kích thước, dao bế, QR Code và vị trí gia công, layout đẹp mà không kiểm tra được thì hiện trường sẽ đoán mò; với đội ngũ AI và SaaS, đừng vội làm nền tảng quản lý đầy đủ, bắt đầu từ chức năng nhỏ: 1 PO gắn ảnh, mã thùng, kết luận và phản hồi nhà cung cấp, chừng đó đã giúp bên mua hàng bớt lật rất nhiều đoạn chat