Thiết kế bộ mẫu thế nào để dễ gửi đi

Muốn bộ mẫu dễ gửi, trước hết hãy dùng ba cửa kiểm tra trước khi in của MINDS Printing (MS) để làm rõ: cần trả lời câu hỏi gì, cần đặt những ấn phẩm nào vào, và về sau sẽ bổ sung vật phẩm ra sao. Sau đó mới quyết định kích thước túi ngoài hoặc kiểu hộp, đừng chọn bao bì đẹp trước rồi mới quay lại nhét nội dung vào

Khi xem các bộ mẫu B2B, tôi ngại nhất là thấy 3 thứ bị trộn lẫn với nhau: bảng màu để lộn xộn, catalogue quá lớn, thẻ nhỏ không có thứ tự. Khách nhận xong muốn tìm thông tin rất mất công, nhân viên kinh doanh khi gửi bổ sung cũng phải phối lại cả một bộ. Loại bộ mẫu này tuy gửi đi được, nhưng rất khó dùng

Định nghĩa bộ mẫu: bộ mẫu là một bộ vật phẩm thực tế doanh nghiệp gửi cho khách hàng tiềm năng, thường gồm bảng màu, mẫu vật liệu, catalogue, thẻ nhỏ và hướng dẫn báo giá, giúp đối phương nhanh chóng đánh giá cảm giác chất liệu, quy cách và khả năng hợp tác

Trong thực tế, tôi sẽ hỏi bộ phận kinh doanh 3 câu trước. Ba câu này quyết định chi phí sớm hơn cả hình thức bao bì

・Khách hàng thường hỏi nhất về vật liệu, kích thước hay hiệu ứng gia công sau in?

・Nhân viên kinh doanh thường phải gửi bổ sung bảng màu, mẫu in hay một tờ catalogue riêng?

・Sau khi khách nhận được, bước tiếp theo là hỏi giá, làm mẫu thử hay sắp xếp cuộc họp?

Sau khi rà soát xong 3 câu này, bộ mẫu thường sẽ được chia thành 3 lớp nội dung

・Lớp thứ nhất: giúp khách nhìn một lần là hiểu công ty làm được gì, chẳng hạn 1 thẻ tổng quan hoặc 1 cuốn catalogue mỏng

・Lớp thứ hai: giúp khách sờ được sự khác biệt, chẳng hạn bảng màu, mẫu giấy, mẫu gia công sau in hoặc mẫu phủ UV cục bộ

・Lớp thứ ba: giúp khách biết bước tiếp theo, chẳng hạn thẻ hỏi giá có QR code, thẻ điền quy cách hoặc danh thiếp nhân viên kinh doanh

Khi đội ngũ tư vấn của MINDS Knowledge Academy hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp bộ mẫu, họ thường làm trước danh sách “ba câu hỏi” này, vì bộ mẫu không phải hộp quà. Bộ mẫu là công cụ để phát triển kinh doanh

Kích thước bộ mẫu trước tiên phải xem ấn phẩm lớn nhất, sau đó xem độ dày và phương thức gửi bưu kiện. Nếu món lớn nhất là catalogue A4, túi ngoài ít nhất phải chứa được vật phẩm 210 × 297 mm, đồng thời chừa khoảng trống để rút ra. Nếu đổi sang catalogue nhỏ A5 hoặc DL, chi phí gửi và rủi ro biến dạng thường dễ kiểm soát hơn nhiều

Cách tôi đánh giá khá trực tiếp: mẫu kinh doanh nào có thể nói rõ bằng A5 thì đừng cố làm A4. A4 trông đầy đủ, nhưng khi cộng thêm bảng màu, mẫu vật liệu và tấm bảo vệ, độ dày và trọng lượng sẽ tăng lên, lúc vận chuyển các góc cạnh cũng dễ bị ép hỏng hơn

Có thể chọn bao bì ngoài phổ biến theo cách sau:

・Bìa folder: chi phí dễ kiểm soát, phù hợp để đặt 5 đến 10 tờ tài liệu rời, dễ bổ sung vật phẩm; nhược điểm là mẫu dày dễ làm phồng, khi gửi cần gia cố góc cạnh

・Túi phong bì: phù hợp nhất cho gửi nhẹ, hợp với thẻ nhỏ, catalogue mỏng và thẻ bảng màu; nhược điểm là cảm giác cao cấp hạn chế, thứ tự vật phẩm bên trong dễ xô lệch khi vận chuyển

・Hộp ngăn kéo: trải nghiệm mở hộp tốt nhất, phù hợp với vật liệu đơn giá cao, in ấn cao cấp và mẫu gia công đặc biệt; nhược điểm là chi phí và thể tích cao, đôi khi chỉ bổ sung 1 bảng màu cũng phải tháo cả hộp

・Đai buộc: phù hợp nhất với bộ mẫu cần bổ sung vật phẩm lặp lại, hợp với việc đặt chung bảng màu, mẫu giấy và booklet nhỏ; nhược điểm là lớp bảo vệ ngoài không đủ, thường cần kết hợp thêm túi ngoài hoặc hộp giấy

Có một cách đơn giản để xác định kích thước: trước hết xếp chồng toàn bộ vật phẩm thành “độ dày thực tế sẽ gửi đi”, rồi cộng thêm 3 đến 5 mm khoảng hở thao tác. Chiếc hộp vừa khít có thể trông đẹp trong văn phòng, nhưng trên đường logistics, phần bị thử thách đầu tiên chính là miệng mở và góc cạnh

Thứ tự nội dung trong bộ mẫu nên đi theo trình tự ra quyết định của khách hàng, không nên đi theo phân loại sản phẩm nội bộ của công ty. Sau khi nhận được, khách thường chỉ sẵn sàng dành 30 giây để quyết định có xem tiếp hay không, vì vậy tấm thẻ đầu tiên phải trả lời được: “Các bạn có thể giải quyết loại nhu cầu nào của tôi?”

Tôi sẽ sắp xếp vật phẩm thành 4 động tác:

・Xem trước: thẻ bìa hoặc thẻ tổng quan, nói rõ 3 đến 5 dịch vụ chính hoặc hướng vật liệu chính

・Sờ tiếp: bảng màu, mẫu giấy, mẫu gia công sau in, để khách dùng tay so sánh định lượng giấy, vân bề mặt, hiệu ứng mờ và bóng

・Chọn tiếp: catalogue hoặc thẻ case study, giúp khách đối chiếu nhu cầu với sản phẩm tương tự

・Liên hệ tiếp: thẻ hỏi giá, bảng quy cách, danh thiếp hoặc QR code, để nhân viên kinh doanh có thể nối tiếp quy trình sau đó

Có một chi tiết nhỏ mà người trong ngành rất dễ bỏ qua: bảng màu không nên chỉ sắp theo màu, mà còn nên sắp theo “cách bộ phận mua hàng sẽ đặt câu hỏi”. Ví dụ khách hàng hộp bao bì thường hỏi về giấy ivory, giấy couche, giấy kraft, giấy duplex mặt trắng; designer thường hỏi về khả năng in, hiệu ứng ép kim, và đường gấp có bị nứt hay không. Hai cách sắp xếp này sẽ biến cùng một bộ bảng màu thành hai công cụ khác nhau

Nếu bộ mẫu phục vụ việc mở rộng khách hàng mới, tôi sẽ đặt mẫu chủ lực ổn định nhất lên trước. Nếu phục vụ một proposal đơn giá cao, tôi sẽ đặt mẫu thể hiện rõ nhất khác biệt về kỹ thuật lên trước. Đây không phải vấn đề thẩm mỹ, mà là nhịp bán hàng

Khi gửi bộ mẫu, cần bảo vệ 4 vị trí: góc, cạnh, miệng mở và bề mặt mẫu. Chỉ cần 1 vị trí không được chăm sóc kỹ, khách nhận được thấy góc gãy, vết trầy hoặc vật phẩm rơi r散, thì thiết kế phía trước dù đẹp đến đâu cũng bị mất điểm

Tôi thường dùng 5 điểm kiểm tra để đánh giá rủi ro vận chuyển:

・Lớp ngoài có chịu lực ép không: đặt bảng màu dày trong phong bì mỏng, góc cạnh rất dễ in ra nếp gấp

・Vật phẩm bên trong có trượt không: khi kích thước catalogue, thẻ nhỏ và bảng màu chênh lệch quá nhiều, cần dùng đai buộc, tấm ngăn hoặc túi trong để cố định

・Bề mặt có cọ xước nhau không: khi đặt chung mẫu phủ bóng cục bộ, cán mờ và ép kim, tốt nhất nên chèn giấy mỏng hoặc thẻ ngăn ở giữa

・Miệng mở có bị bung không: hộp ngăn kéo, hộp gài lưỡi và túi phong bì đều cần thử xem sau khi lắc có bị mở ra không

・Trọng lượng có phù hợp ngân sách gửi không: cùng một bộ mẫu, nếu từ 1 cuốn catalogue biến thành 1 cuốn catalogue cộng thêm 6 thẻ dày, cước phí và vật liệu bao gói sẽ cùng tăng

Kiểm soát trọng lượng không có nghĩa là bắt bạn bỏ càng ít thứ càng tốt, mà là giữ lại “những thứ khách hàng nhất định phải sờ được”. Lấy bảng màu làm ví dụ, bỏ cả 10 tấm vào trông có vẻ phong phú, nhưng nếu nhân viên kinh doanh thường được hỏi nhất về 3 loại giấy và 2 kiểu gia công sau in, thì 5 mẫu trọng điểm cộng với 1 thẻ yêu cầu bảng màu đầy đủ lại dễ gửi hơn và cũng dễ bổ sung hơn

Khi MINDS Printing (MS) xử lý các dự án in thương mại tùy biến toàn phần ở phân khúc trung cao cấp, tôi thường khuyên khách tách bản gửi đi và bản thuyết trình. Bản gửi đi kiểm soát trọng lượng và khả năng chống va đập, bản thuyết trình dùng để trình diễn đầy đủ kỹ thuật. Đừng cố nhét hai mục đích này vào cùng một chiếc hộp

Một bộ mẫu dễ bổ sung phải có nội dung được module hóa. Thiếu bảng màu thì bổ sung bảng màu, thiếu thẻ case study thì bổ sung thẻ case study, đừng để mỗi lần chỉ thiếu 1 tờ mà phải làm lại cả bộ bao bì

Với bộ mẫu có thể sản xuất hàng loạt, tôi sẽ chia thành 4 module:

・Module cố định: thẻ giới thiệu công ty, tổng quan dịch vụ, thẻ liên hệ tiêu chuẩn, mỗi đợt đều giống nhau

・Module sản phẩm: đặt catalogue khác nhau theo ngành, chẳng hạn bao bì thực phẩm, hộp giấy mỹ phẩm chăm sóc da, in thương mại

・Module vật liệu: mẫu giấy, bảng màu, vật liệu màng, giấy đặc biệt, mỗi tờ phải có mã số rõ ràng

・Module hành động: thẻ hỏi giá, thẻ điền quy cách, QR code; kích thước thẻ nhỏ tốt nhất nên thống nhất

Mã số rất quan trọng. Nếu bảng màu chỉ ghi “ivory mờ”, nhân viên kinh doanh khi bổ sung rất dễ lấy nhầm. Nếu ghi theo định dạng như “P01 ivory 300gsm cán mờ”, việc trao đổi giữa mua hàng, thiết kế và bộ phận in ấn sẽ giảm rất nhiều vòng qua lại. Mã số có thể rất đơn giản, nhưng không thể thiếu

Nếu doanh nghiệp đã có CRM, hệ thống báo giá SaaS hoặc bảng quản lý mẫu nội bộ, QR code trên bộ mẫu có thể dẫn đến biểu mẫu tương ứng. Ứng dụng AI cũng có thể bắt đầu từ đây; không cần làm một hệ thống lớn ngay từ đầu. Chỉ cần để nhân viên kinh doanh chụp ảnh hoặc nhập mã số rồi nhanh chóng tìm được quy cách, tồn kho và lịch sử bổ sung vật phẩm, như vậy đã rất thực dụng

Lời khuyên của tôi cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là làm trước 30 bộ thử nghiệm nội bộ. Để 3 nhân viên kinh doanh, mỗi người gửi 10 bộ, rồi ghi lại tờ nào được hỏi nhiều nhất, món nào thường thiếu nhất, túi ngoài nào dễ nhăn nhất. Muốn thiết kế in ấn tiến bộ, nhiều khi không phải mở thêm một cuộc họp, mà là thật sự gửi bộ mẫu ra ngoài

・Bộ mẫu trước hết phải trả lời 3 loại thông tin mà nhân viên kinh doanh thường bị hỏi nhất, rồi mới bàn đến túi ngoài, kiểu hộp và trải nghiệm mở hộp

・Catalogue A4 rất đầy đủ, nhưng bộ A5 hoặc bộ nhỏ thường dễ gửi hơn, dễ bổ sung hơn và ít hư hỏng hơn

・Thứ tự bảng màu phải đi theo quyết định của khách hàng, đừng chỉ đi theo phân loại nội bộ của công ty

・Một bộ mẫu tốt nhất định có thể tách thành module; thiếu 1 tờ thì bổ sung 1 tờ, không cần làm lại cả bộ

・Bản gửi đi và bản thuyết trình tốt nhất nên tách riêng. Bản trước chăm trọng lượng và bảo vệ, bản sau chăm cảm giác chất lượng và trình diễn kỹ thuật

Thiết kế bộ mẫu liên quan đến sản xuất in ấn, thiết kế đồ họa, phát triển kinh doanh và quản lý SaaS. Bước tiếp theo thực tế nhất là trước tiên hãy sắp xếp mã số, kích thước, trọng lượng và quy tắc bổ sung của từng vật phẩm thành một bảng. Designer dùng bảng này để dàn trang, nhà in dùng bảng này để ước tính giấy và gia công sau in, nhân viên kinh doanh dùng bảng này để theo dõi phản ứng của khách hàng. Nếu về sau muốn đưa AI hoặc hệ thống quản lý mẫu vào, cũng có thể bắt đầu từ những trường dữ liệu sạch này, tránh biến thành một đống mẫu rất đẹp nhưng không tra được quy cách