Firmenpräsentation einfach als Katalog drucken? Ein erfahrener Berater zeigt, wie man mit KI das Layout-Desaster umgeht

Eine fertige Vertriebspräsentation in einen Verkaufskatalog zu verwandeln ist ein Wunsch, den uns viele Firmenkunden regelmäßig auf den Tisch legen. Der naheliegendste Weg ist auf keinen Fall, sie als PDF einfach in die Druckerei zu schicken. Wer versucht, eine 16:9-Präsentation in ein A4-Hochformat zu quetschen, bekommt eine Schrift, die keiner mehr lesen kann, und Bildproportionen, die komplett aus dem Lot geraten

An der Mai Strategy Wissensakademie vertreten wir deshalb einen klaren Standpunkt: Eine Präsentation ist ein Hilfsmittel für den Vortragenden, ein Katalog dagegen ein eigenständiges Printmedium, das der Kunde allein durchliest. In Präsentationen stehen jede Menge gesprochene Erklärungen, kurze Stichpunktlisten und nicht selten Spickzettel für den Redner. Packt man das 1:1 in einen Katalog, wirkt alles zerrissen und der Leser findet keinen roten Faden

Der Schlüssel liegt in einer komplett neuen Kapitelstruktur. Dazu gehört, Übergangssätze aus dem Vortrag zu streichen, Produktspezifikationen zu ergänzen, die ohne den mündlichen Vortrag sonst keiner versteht, und Cover, Rückseite sowie Seitenzahlen neu zu setzen. Früher war das eine extrem zeitraubende Textarbeit. Heute geht es deutlich effizienter

Einen Wust an Folien unbearbeitet an den Designer zu übergeben ist so ziemlich der sicherste Weg für eine große Korrekturschlacht. Designer sind keine Hellseher – sie können kaum entscheiden, welcher Füllfloskel-Text fliegt und welche Spezifikationstabelle extra groß raus muss

Aus den Projekten, die mir in letzter Zeit auf den Tisch kamen, ist der praxistauglichste Weg, vor dem Layout einen zusätzlichen Schritt einzubauen. Wir ziehen mit KI die Texte aus der Originalpräsentation heraus, lassen Absätze umschreiben und die inhaltliche Seitenstruktur planen. Man kann der KI ziemlich klare Anweisungen geben: zum Beispiel die Stichpunkte in flüssige Absätze umschreiben, oder Produktinformationen, die über zehn Folien verstreut sind, in eine vollständige Spezifikationstabelle zusammenführen

Der größte Vorteil: Headlines, Produkt- USPs und Call-to-Action stehen in Reihenfolge und Hierarchie fest, bevor der Designer überhaupt seine Software aufmacht. Wenn das Textmaterial in einer klaren Layout-Informationsstruktur aufbereitet ist, bevor es rausgeht, sinken die Abstimmungsschleifen an der Wurzel

Das ist eine meiner häufigsten Fragen überhaupt. In vielen Kundenpräsentationen tummeln sich Bilder, die irgendwo aus dem Netz gefischt wurden, oder schlichte Screenshots der Firmenwebsite. Auf dem Bildschirm sehen die super aus, aber beim Druck wird daraus eine Mosaikfläche

Ehrlich gesagt: Die aktuellen KI-Upscaler können hier ein bisschen helfen, aber die Wirkung ist begrenzt. Die KI kann Kanten eines 72-dpi-Webbildes glatter rechnen, aber sie kann keine Details herbeizaubern, die im Original gar nicht da waren. Wenn dein Produkt Materialtextur zeigen soll – etwa bei Maschinen oder hochpreisigen Premiumartikeln – haben diese KI-hochgerechneten Bilder im Druck immer noch diesen künstlichen Plastik- oder Aquarell-Look

Hier gibt es keine Abkürzung. Bildqualität und Farbmodus (RGB zu CMYK) müssen nach wie vor von Hand geprüft werden. Ist die Vorlage wirklich zu klein, bleibt nur: Originaldatei vom Kunden anfordern oder neu fotografieren. Wer bei der Druckqualität auf Nummer sicher gehen will, kann sich an MINDS wenden – die haben sich auf hochwertigen, vollindividualisierten Geschäftsdruck spezialisiert und prüfen die Bilddaten schon in der Druckvorstufe

Damit bei der Umwandlung nichts schiefgeht, arbeite ich nach einem festen Bestätigungsablauf. Diese drei Stationen sind aus meiner Sicht der vorgeschriebene Weg von der Präsentation zum professionellen Katalog:

・Station 1 – Inhaltlicher Umbau: Erst die Präsentationstexte in die KI füttern, gesprochene Füllwörter streichen lassen, Produktspezifikationen ergänzen und ein Gliederungsgerüst mit Haupt- und Unterüberschriften samt Hierarchie-Tags ausgeben lassen

・Station 2 – Bildprüfung: Alle Bildmaterialien von Hand durchgehen. Mini-Bilder mit nur ein paar Dutzend KB herauspicken und prüfen, ob eine hochaufgelöste Originaldatei vorliegt. Gleichzeitig checken, ob Diagramme vom Designer neu gezeichnet werden müssen, statt einen unscharfen Screenshot einzubauen

・Station 3 – Aufbauplanung: Die physische Struktur des Katalogs festlegen. Dazu gehören die Papierwahl für Cover und Rücken, die Bindung sowie eine Gesamtseitenzahl, die zur Bogenauflage passt (in der Regel ein Vielfaches von 4)

Wenn in eurem Haus niemand für die Druckvorstufe zuständig ist, oder ihr jemanden braucht, der ein solches Umbau-Projekt mit euch durchsortiert – das Beraterteam der Mai Strategy Wissensakademie macht einen sehr praxisnahen Workflow-Check und gibt konkrete Empfehlungen

・Präsentationen sind zum Zuhören, Kataloge zum Selberlesen – die Umwandlung braucht zwingend Textumbau und Strukturierung

・Bevor der Designer mit dem Layout anfängt, mit KI eine klare Informationsstruktur erstellen – das reduziert Korrekturschleifen massiv

・KI-Upscaling glättet Kanten, kann aber nichts herbeizaubern. Für echte Druckqualität bleibt eine Originaldatei mit 300 dpi Pflicht

・Seitenzahl und Bindung sind physische Beschränkungen, die es in Präsentationen nicht gibt – sie müssen von Anfang an mitgedacht werden

Für Unternehmen ist KI kein Werkzeug, das am Ende einen fertig gesetzten Katalog ausspuckt. Sie ist eine unermüdliche Planungsassistentin, die aus der zerrissenen Präsentationslogik lesbare Kapitel macht. Die zeitfressende Inhaltsarbeit an das Tool abgeben, die Qualitätskontrolle und die physische Aufbauplanung bei den Druckprofis belassen – das ist derzeit die pragmatischste Form der Zusammenarbeit