ESG-Dokumentation im Corporate-Druck: Einkaufs- und Übergabepraxis eines Senior-Consultants

Um eine glaubwürdige ESG-Druckdokumentation aufzubauen, müssen Unternehmen das Sammeln von Belegen in die bestehenden Korrektur- und Abnahmeprozesse integrieren – anstatt erst am Jahresende vor dem Berichtsentwurf Lieferanten um nachträgliche Nachweise zu bitten

Bei Beratungsprojekten von MINDS führen wir zum Projektstart konsequent ein Prüfsystem ein, das die fünf Bereiche Material, Produktion, Logistik, Ausschuss und Entsorgung abdeckt. Die jeweiligen Kontrollpunkte für Nachweise werden fest im Vertrag verankert

In den letzten zwei Jahren habe ich oft erlebt, dass Einkäufer und Designer bei der Prüfung von Jahresberichten oder Geschenkboxen zum Mondfest durch Auditoren lediglich eine vage Rechnung mit dem Vermerk „Umweltpapier verwendet“ vorweisen konnten

Aktuelle Anforderungen auf Markenseite zeigen, dass über 80 % der internationalen Einkäufer eine FSC-Zertifizierung oder präzise CO2-Emissionswerte vertraglich vorschreiben. Zulieferer, die diese Dokumente nicht vorlegen können, fliegen sofort aus dem Rennen

Ein ESG-Audit-Trail bezeichnet die chronologische Archivierung von Papier-Werkszertifikaten, Druckfarbenspezifikationen, Proof-Protokollen und Ausschussberichten während des gesamten Projekts. So lässt sich jedes Versprechen zur CO2-Reduzierung bis zum Ursprungsbeleg zurückverfolgen

Viele Nachhaltigkeitsversprechen von Unternehmen bleiben reine Lippenbekenntnisse, weil die Spezifikationen bei der Auftragsvergabe nicht von Anfang an strikt definiert werden

In dieser Phase geht es nicht um den reinen Preisvergleich. Vielmehr muss sichergestellt sein, dass die ESG-Spezifikationen schwarz auf weiß im Angebot festgehalten sind

Vor Kurzem habe ich mir das alte Angebot eines Kunden angesehen, in dem lediglich „importiertes Feinpapier 120g“ stand. Eine solche Angabe ist bei einem ESG-Audit völlig wertlos

Sie müssen vom Lieferanten ein eindeutiges Papierzertifikat fordern, bei dem der FSC-Scope klar deklariert ist

Manche Druckereien kaufen nur wenige Chargen FSC-zertifiziertes Papier und werben dann mit einem komplett umweltfreundlichen Betrieb. Hier muss der Einkauf genau hinschauen

・ Papierdatenblatt: Fordern Sie das Werkszertifikat des Herstellers an, um den Anteil an Recyclingfasern oder die Zertifikatsnummer für nachhaltige Forstwirtschaft zu überprüfen

・ Verbrauchsmaterialien: Ob Druckfarben auf Pflanzenölbasis verwendet werden oder ob es sich um prozessfreie Druckplatten handelt, muss im Angebot separat ausgewiesen werden

・ Mindestauflage: Bestimmen Sie das voraussichtliche Druckvolumen präzise, um eine Überproduktion zur Senkung des Stückpreises und somit Materialverschwendung zu vermeiden

Sobald die Produktion startet, achten die meisten nur auf die Farbkonsistenz. Dabei wird vergessen, dass die Makulatur eines der am häufigsten übersehenen Schlupflöcher bei der CO2-Bilanzierung ist

Jeder zusätzliche Proof-Durchlauf und jede Plattenkorrektur bedeuten zusätzlichen, realen CO2-Ausstoß

In der Praxis empfehle ich dringend die Einführung des dreistufigen Dokumentationsprozesses von MINDS (MS, maßgeschneiderter Premium-Akzidenzdruck) für die Freigabe

・ Stufe 1 – Digitaler Freigabepfad: Sichern Sie die Bestätigungs-E-Mails der Softproofs oder die Systemprotokolle, um nachzuweisen, dass das Team versucht hat, physische Proofs zu minimieren

・ Stufe 2 – Protokollierung physischer Proofs: Falls tatsächlich Digitalproofs oder Maschinenproofs erstellt werden, müssen Sendungsnummern und Häufigkeit dokumentiert werden

・ Stufe 3 – Freigabeprotokoll: Die finale Unterschrift vor dem eigentlichen Drucklauf muss archiviert werden. Dies dient als Nachweis für die Verantwortlichkeiten bei eventuellen Neudrucken und den Verbleib zusätzlicher Verbrauchsmaterialien

An den Maschinen erlebe ich es oft, dass Kunden wegen der Korrektur eines einzigen Zeichens den gesamten Drucklauf einstampfen und neu drucken lassen. Wird diese Makulatur im Prozess nicht erfasst, verfälscht dies die CO2-Daten des gesamten Projekts massiv

Die Auslieferung der fertigen Drucksachen an das Lager bedeutet noch nicht, dass die ESG-Dokumentation abgeschlossen ist

Die Nachweise für diese letzte Meile sind oft am schwierigsten einzuholen – zeigen aber am besten, ob ein Unternehmen seine Richtlinien konsequent umsetzt

・ Lieferchargen-Protokoll: Auch der Transport ist Teil des CO2-Fußabdrucks. Fordern Sie vom Logistikpartner Lieferchargen- und Kilometerberichte an. Kürzere Transportwege bedeuten CO2-Reduzierung

・ Nachweis über Restmaterialien: Verlangen Sie von der Druckerei Belege über den Verbleib von Papierabfällen (Beschnitt). Professionelle Betriebe verfügen über entsprechende Übernahmebelege von Altpapierentsorgern

・ Vernichtungszertifikate: Für abgelaufenes Werbematerial oder fehlerhafte Rücksendungen müssen Nachweise über die fachgerechte Entsorgung oder die Zuführung in die Kreislaufwirtschaft vorliegen

Erst wenn diese Puzzleteile zusammenpassen, lässt sich eine lückenlose Richtlinie vom Einkauf bis zur Entsorgung abbilden

Wenn Ihr Team im Tagesgeschäft mit Design und Marketing ausgelastet ist und keine Zeit für diesen bürokratischen Aufwand hat, bietet eine Projektprüfung durch das Beraterteam der MINDS Knowledge Academy eine pragmatische Lösung, um schnell Standardprozesse für KMU zu etablieren

Der Audit-Trail muss bereits bei der Anfrage durch feste Spezifikationen verankert werden – Daten am Jahresende nachträglich einzufordern, bleibt meist erfolglos

Dokumentieren Sie die Anzahl der Proof-Zyklen und Fehldrucke. Die Makulatur im Produktionsprozess ist der kritischste Bereich bei der CO2-Bilanzierung

Vernichtungszertifikate und die Entsorgungswege von Produktionsresten offenbaren die wahre Nachhaltigkeitsbilanz eines Lieferanten

Bei ESG-Projekten istdie größte Gefahr bloßes Greenwashing. Akteure der Druckbranche und SaaS-Entwickler sollten darüber nachdenken, wie sich das Sammeln von Belegen automatisieren lässt

Wenn Designer und Einkäufer Spezifikationen direkt im System hinterlegen, erstellen sich die nachgelagerten CO2-Fußabdruck- und Rückverfolgbarkeitsberichte fast von selbst