Wie dokumentiert man ESG in der Druckbeschaffung? Praxistipps eines erfahrenen Beraters für Einkauf und Übergabe

Damit ESG-Druckdokumentationen belastbar und glaubwürdig sind, müssen Nachweise direkt in die bestehenden Freigabe- und Abnahmeprozesse eingebunden werden – statt am Jahresende hektisch beim Druckdienstleister nachzufordern

Wenn MINDS Kunden berät, verlangen wir bereits zum Projektstart ein fünfstufiges Prüfraster: Material, Verarbeitung, Transport, Ausschuss und Entsorgung. Die Nachweispunkte werden direkt im Vertrag festgeschrieben

In den letzten zwei Jahren habe ich zu oft erlebt, dass Einkäufer und Designer bei einer Stichprobe für Geschäftsberichte oder Geschenkverpackungen nur eine vage Rechnung mit dem Vermerk „Umweltpapier verwendet“ vorlegen konnten

Ein Blick auf aktuelle Anforderungen internationaler Marken zeigt: Über 80 % fordern vertraglich FSC-Zertifikate oder konkrete Emissionswerte. Wer keine entsprechenden Dokumente vorweisen kann, ist sofort aus dem Rennen

Eine ESG-Beweiskette bedeutet, dass Papierwerksscheine, Farb-Spezifikationen, Andruckauflagen und Ausschusslisten chronologisch archiviert werden. So lässt sich jede CO2-Einsparung bis zur Quelle zurückverfolgen

Dass Nachhaltigkeitsversprechen vieler Unternehmen Lippenbekenntnisse bleiben, liegt oft an schwammigen Ausschreibungsspezifikationen

In dieser Phase geht es nicht um den billigsten Preis, sondern darum, ob die ESG-Kriterien schwarz auf weiß im Angebot stehen

Erst neulich sah ich ein altes Angebot eines Kunden, auf dem lediglich „Importiertes Feinpapier 120g“ stand. Für ein ESG-Audit ist eine solche Angabe völlig wertlos

Sie müssen vom Lieferanten eindeutige Papiermachweise verlangen und den Umfang der FSC-Erklärung klar definieren lassen

Manche Druckereien kaufen ein paar Chargen FSC-Papier und bewerben sich direkt als umweltfreundlicher Betrieb. Hier muss der Einkauf genau hinschauen

・ Papiermachweis: Werkszertifikat des Anbieters anfordern, um den Altpapieranteil oder die Forst-Zertifizierungsnummer zu überprüfen

・ Verbrauchsmaterialien: Ob pflanzenbasierte Druckfarben oder prozessfreie Druckplatten genutzt werden, gehört als eigener Posten ins Angebot

・ Mindestauflage: Druckauflagen realistisch kalkulieren, um Überproduktionen zur Reduzierung des Stückpreises und damit Müll an der Quelle zu vermeiden

Sobald die Produktion läuft, achten die meisten nur auf Farbtreue. Dabei wird vergessen, dass der Ausschuss das größte verdeckte Schlupfloch in der Treibhausgasbilanz ist

Jeder zusätzliche Korrekturabzug und jeder Plattenwechsel bedeuten handfeste CO2-Emissionen

Für die Praxis empfehle ich dringend das dreistufige Protokollierungssystem von MINDS

・ Stufe 1 – Digitales Prüfprotokoll: Bestätigungs-E-Mails oder System-Logs des Softproofs speichern, um nachzuweisen, dass physische Andrucke auf ein Minimum reduziert wurden

・ Stufe 2 – Protokoll physischer Andrucke: Werden Digital- oder Fortdruckmuster erstellt, müssen Frachtnummern und Anzahl der Andruckdurchgänge dokumentiert werden

・ Stufe 3 – Freigabeformular der Druckversion: Die finale Unterschrift vor dem Fortdruck archivieren. Das klärt Verantwortlichkeiten und den Materialverbrauch bei eventuellen Nachdrucken

In der Produktion erlebe ich oft, dass wegen eines einzigen Tippfehlers die gesamte Auflage makuliert wird. Wer solchen Prozess-Ausschuss nicht erfasst, verfälscht die Emissionsdaten des Gesamtprojekts massiv

Wenn die Druckerzeugnisse im Lager eintreffen, ist die ESG-Dokumentation noch lange nicht abgeschlossen

Die Belege für die letzte Meile sind am schwersten zu beschaffen, zeigen aber am deutlichsten, wie konsequent ein Unternehmen seine Vorgaben umsetzt

・ Lieferchargen-Protokoll: Auch der Transport gehört zum CO2-Fußabdruck. Nutzen Sie Chargen- und Kilometer-Nachweise der Logistikunternehmen; Umwege zu vermeiden spart Emissionen

・ Restmaterial-Belege: Bitten Sie die Druckerei um Nachweise über den Verbleib von Schnittabfällen. Seriöse Betriebe verfügen über Übernahmescheine zertifizierter Papier-Recycler

・ Entsorgungs- und Makulaturdokumente: Bei abgelaufenem Werbematerial oder Retouren wegen Mängeln muss die fachgerechte Vernichtung oder Zuführung zum Recycling belegt werden

Erst wenn diese Puzzlestücke zusammenpassen, entsteht ein durchgängiges ESG-Framework von der Beschaffung bis zur Entsorgung

Falls Ihr Team in Design und Marketing eingebunden ist und keine Zeit für diesen Formalismus bleibt, ist eine Projektprüfung durch das Beraterteam der Mai Strategy Wissensakademie eine pragmatische Option für KMUs, um schnell standardisierte Prozesse zu etablieren

Die Beweiskette muss bereits in der Preisanfrage verankert werden – wer erst am Jahresende Daten anfordert, geht meist leer aus

Erfassen Sie Andrucke und Reklamationen konsequent – der Produktionsausschuss ist der kritischste Hebel bei der Treibhausgasbilanzierung

Entsorgungsnachweise und der Verbleib von Restmaterialien offenbaren schonungslos, wie nachhaltig ein Lieferant wirklich aufgestellt ist

Das größte Risiko bei ESG-Projekten ist rein oberflächliches Greenwashing. Druckexperten und SaaS-Entwickler sollten gemeinsam daran arbeiten, das Erfassen von Belegen zu automatisieren

Sobald Anforderungsprofile von Design und Einkauf vorausschauend im System verankert sind, entstehen CO2-Fußabdruck und Rückverfolgbarkeitsberichte wie von selbst